AI Receptionist: Setup y AI Workforce Optimization Plan
¿Quieres entregarle esto a un cliente? La guía de marca gris tiene la misma información sin nombres de marca ni de plataforma, así que es seguro enviarla directamente.
Abrir la guía de AI Receptionist orientada al cliente →Conversations AI debe estar activo en tu cuenta (cualquier edición: Standard, Pro, o Premium).
La Setup de AI Receptionist es un servicio listo para usar donde nuestros expertos configuran, entrenan, y lanzan el AI Receptionist para tu negocio. Nuestro equipo se encarga de la configuración técnica, instala el widget de chat en tu sitio web, construye tu pipeline del CRM y la gestión de clientes potenciales, configura las conexiones de reserva y área de servicio, y configura automatizaciones para que nunca pierdas un cliente potencial.
Elige una u otra:
- AI Employee Setup: un cargo único. Nuestros expertos configuran, entrenan, y lanzan tu AI Receptionist (todo lo que está en "Qué incluye" a continuación).
- AI Workforce Optimization Plan: un cargo mensual continuo que incluye la misma configuración más optimización continua (revisiones mensuales, solicitudes de cambio ilimitadas, y una sesión de capacitación en vivo).
Setup
Qué incluye
1. Pipeline del CRM y gestión de clientes potenciales
Para gestionar adecuadamente tus clientes potenciales, crearemos una lista inteligente y un pipeline de ventas para ti en el CRM. La lista inteligente extrae automáticamente todos los clientes potenciales de chat web y formularios en una sola lista de contactos, mientras que el pipeline hace seguimiento de las nuevas oportunidades y puede mostrar el valor en dólares de cada cliente potencial. También recibirás tareas y notificaciones para nuevos clientes potenciales.
2. Conexiones de reserva, inventario, y área de servicio
- Reserva de citas: podemos conectar tu calendario al AI Receptionist para reservar citas en tu nombre. Si no es posible una conexión directa a través de API, el receptionist proporcionará un enlace de reserva a tus clientes en su lugar.
- Búsqueda de área de servicio: para negocios basados en servicios, podemos configurar una capacidad personalizada que gestiona la búsqueda de códigos postales para garantizar que los clientes potenciales estén dentro de tu área de servicio.
- Conexión de inventario: para tiendas minoristas con un sitio web de comercio electrónico, podemos configurar una capacidad personalizada (a través de una API abierta) para buscar información de inventario y proporcionar actualizaciones en tiempo real.
3. Creación de automatizaciones
Nuestro equipo configurará de 3 a 5 automatizaciones según las necesidades de tu negocio. Estas automatizaciones te enviarán notificaciones de nuevos clientes potenciales y también enviarán seguimientos a tus clientes potenciales para asegurar que tengan una forma de contactarte.
El proceso de configuración
El proceso implica una serie de llamadas y pasos de configuración para que tu AI Receptionist funcione de manera efectiva.
1. Llamada de capacitación inicial
Nuestros expertos dirigirán una llamada de incorporación para entender las necesidades de tu negocio y ajustar los flujos de trabajo de captación de clientes potenciales preconstruidos para adaptarlos a ti. Llegaremos a la llamada con tu chat receptionist ya configurado con tu marca y un estilo de comunicación personalizado para demostrarlo. Durante esta llamada, refinaremos juntos cualquier fuente de conocimiento adicional e instrucciones de comunicación.
- Cronograma: una llamada de incorporación se puede reservar en tan solo un día hábil, dependiendo de la disponibilidad.
- Para negocios de EE. UU.: se requiere el registro A2P para validar el uso de SMS. Ten lista tu información legal del negocio para este proceso, que puede tardar hasta dos semanas en completarse.
2. Configuración del AI Receptionist
Usando los refinamientos de la llamada de incorporación, terminaremos de configurar tu AI Receptionist y habilitaremos su configuración de voz. También crearemos un formulario de captación de clientes potenciales para tu sitio web, configuraremos el registro de SMS, configuraremos la mensajería de texto de llamada perdida o el seguimiento por SMS, y habilitaremos las capacidades de AI Voice para asegurarnos de que nunca pierdas un cliente potencial.
- Cronograma: tu AI Receptionist estará completo en 1 día hábil, o 3 días hábiles para flujos de trabajo con integraciones personalizadas.
- Requisito: necesitamos acceso al backend de tu sitio web para instalar el chatbot y el formulario de clientes potenciales.
3. Llamada de incorporación y recorrido
Esta llamada se usará para guiarte a través del proceso de captación de clientes potenciales recién configurado. Nuestros expertos te mostrarán dónde encontrar tus clientes potenciales, cómo participar en conversaciones, y cómo crear tareas adicionales para tu equipo de ventas.
- Cronograma: esta llamada se puede reservar en tan solo un día hábil después de que se complete la configuración del AI Receptionist.
4. Llamada de revisión a los 30 días
Esta llamada está programada para revisar tus conversaciones, determinar qué conocimiento o instrucciones personalizadas necesitan actualizarse o refinarse, y asegurar que tu AI Receptionist se esté comunicando de manera efectiva. Antes de esta llamada, nuestro equipo revisará de 5 a 10 conversaciones para proporcionar recomendaciones de mejora.
- Cronograma: esta llamada se reservará de 3 a 4 semanas después de completar la configuración de tu AI Receptionist.
AI Workforce Optimization Plan
El AI Workforce Optimization Plan es una suscripción mensual que mantiene a tu empleado de IA rindiendo después del lanzamiento. Configurar un empleado de IA es solo el comienzo. El verdadero valor viene del ajuste constante que sigue. Este plan le da a tu equipo una línea directa con los expertos de Vendasta para que los prompts, las automatizaciones, y la configuración puedan evolucionar a medida que lo hace tu negocio, sin que tengas que hacer tú mismo el trabajo técnico.
El Optimization Plan incluye una configuración completa del empleado de IA (el mismo alcance que una configuración única) en el mes 1. No compras la configuración por separado: elige la Setup única o el Optimization Plan mensual, no ambos.
Qué incluye
- 1 configuración de empleado de IA: elige tu empleado de IA al momento de la compra. La configuración se entrega en el mes 1 y sigue nuestro alcance estándar de configuración: tareas, prompts, automatizaciones, y ajustes.
- Revisión mensual del empleado de IA: un contacto proactivo cada mes donde nuestro equipo se comunica para pedir actualizaciones del negocio y confirmar la precisión y el rendimiento general del empleado de IA.
- Cobertura para empleados de IA configurados por nuestro equipo: la cobertura de optimización continua se aplica a los empleados de IA configurados por el equipo de servicios de Vendasta dentro del alcance estándar de configuración: tareas, prompts, automatizaciones, y ajustes.
- Cambios ilimitados: solicita tantos cambios como necesites a los prompts, las automatizaciones, y la configuración del empleado de IA.
- Acceso por correo electrónico a nuestro equipo experto: envía solicitudes por correo electrónico y recibe un acuse de recibo el mismo día. Nuestro objetivo es resolver completamente las solicitudes estándar dentro de 2 días hábiles.
- Sesión de capacitación en vivo para tu equipo: una sesión de capacitación guiada en vivo para que tu equipo entienda cómo funciona el empleado de IA, cómo detectar problemas, y cómo aprovechar al máximo el plan de optimización.
Qué no incluye
El AI Workforce Optimization Plan se enfoca en ajustar y operar empleados de IA dentro de la plataforma de Vendasta. No es un proyecto de desarrollo personalizado. Lo siguiente está fuera de alcance:
- Automatizaciones e integraciones sofisticadas más allá de la plataforma: trabajo que va más allá de lo que se puede configurar dentro de la plataforma de Vendasta en un tiempo razonable.
- Desarrollo de software personalizado: escribir, alojar, o mantener código, scripts, o APIs personalizados en tu nombre.
- Construcción y administración de herramientas de terceros: configurar, administrar, o pagar por herramientas y cuentas de terceros que están fuera de la plataforma de Vendasta.
- Consultoría estratégica y diseño de procesos de negocio: diseñar tu estrategia general de salida al mercado, proceso de ventas, o flujos de trabajo operativos.
- Creación de contenido y producción creativa: producir contenido de marketing extenso, activos de marca, o entregables creativos.
- Nuevos empleados de IA más allá del incluido: se pueden agregar empleados de IA adicionales a través de un proyecto de configuración separado.
- Cobertura para empleados de IA que configuraste tú mismo: los empleados de IA autoconfigurados se pueden incluir en el alcance a través de un proyecto de configuración.
- Resultados de negocio garantizados: nos comprometemos a la configuración experta y la optimización continua, no a resultados específicos de ingresos, clientes potenciales, o conversión.
Si una solicitud está fuera del plan de optimización, te lo haremos saber. Podemos evaluar tu solicitud para ver si es algo que podemos configurar y respaldar, y te informaremos si se aplican cargos adicionales.
Qué esperar: tiempos de respuesta, revisiones, y solicitudes de cambio
Respuesta y resolución
- Acuse de recibo el mismo día. Cada solicitud que envíes por correo electrónico se confirma el mismo día hábil para que sepas que se recibió y está en cola.
- Objetivo de resolución de 2 días hábiles. La mayoría de las solicitudes estándar, como ediciones de prompts, pequeños ajustes de automatización, o actualizaciones de configuración, se resuelven dentro de dos días hábiles. Las solicitudes más grandes o complejas pueden tomar más tiempo, o no estar incluidas; si es así, estableceremos las expectativas de antemano.
- Horario de oficina. Las solicitudes se atienden durante el horario laboral estándar, de lunes a viernes. Las solicitudes recibidas fuera del horario laboral se atienden el siguiente día hábil.
Revisiones mensuales
- Cada mes, nos comunicamos de manera proactiva para asegurarnos de que tu empleado de IA esté rindiendo como se espera o para identificar cualquier actualización necesaria.
- Si sabes de cambios próximos en tu negocio, notifícanos durante estas reuniones para que podamos hacer ajustes proactivos.
Solicitudes de cambio
- Envía solicitudes de cambio por correo electrónico a marketingservices@yourdigitalagents.com. Incluye el empleado de IA, lo que te gustaría cambiar, y el resultado deseado.
- No hay límite en el número de solicitudes por mes. Cuanto más claramente describas el resultado deseado, más rápido podremos entregarlo.
- Confirmaremos los cambios una vez que estén activos para que puedas validarlos en tu entorno.
Roles y responsabilidades
Vendasta hará
- Configurar tu empleado de IA incluido dentro del alcance estándar de configuración en el mes 1.
- Comunicarse proactivamente cada mes para asegurar la precisión y el rendimiento del empleado de IA.
- Actuar sobre tus solicitudes de cambio en los prompts, las automatizaciones, y la configuración del empleado de IA.
- Confirmar la recepción de las solicitudes el mismo día hábil y buscar una resolución en 2 días hábiles.
- Entregar una sesión de capacitación en vivo para tu equipo.
Tú harás
- Proporcionar información, procesos, y contenido precisos del negocio que el empleado de IA debe reflejar.
- Enviar solicitudes de cambio con suficiente contexto para que podamos actuar: el empleado de IA, el cambio, y el resultado deseado.
- Validar los cambios en tu entorno después de que confirmemos que están activos.
- Mantenernos informados de cambios significativos en tu negocio, como nuevos servicios, horarios, precios, o procesos, para que el empleado de IA se mantenga preciso.
Una vez que tu suscripción esté activa, tu contacto de servicios se comunicará para programar la configuración e incorporación del mes 1, la sesión de capacitación en vivo, y tu primera revisión mensual. A partir de ahí, puedes enviar solicitudes de cambio por correo electrónico en cualquier momento.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Cómo captura clientes potenciales el chat web asistido por IA?
Cuando un cliente interactúa con el chat en tu sitio web, la IA responderá con un comportamiento conversacional simple diseñado para obtener un nombre y un número de teléfono móvil. Esto garantiza que captures el cliente potencial y puedas hacer seguimiento más tarde. La IA puede responder preguntas básicas sobre tu negocio, como ubicación y horarios, según tu perfil de negocio y sitio web.
¿Cuánto sabe el chatbot sobre el negocio?
Al chatbot se le puede dar "conocimiento" del perfil de negocio para responder preguntas básicas sobre servicios, ubicación, y horarios. También puedes cargar texto adicional para agregar preguntas frecuentes, detalles de servicio, e instrucciones sobre cómo reservar citas para que el chat web pueda conversar con precisión con los visitantes del sitio web.
¿Cómo sé cuándo llega un nuevo cliente potencial?
Recibirás una notificación por correo electrónico o SMS (o ambos) cuando un cliente use el chat web o el formulario de clientes potenciales en tu sitio web. El cliente también recibirá un mensaje informándole que un miembro del equipo se pondrá en contacto pronto. Todos estos mensajes se pueden personalizar.
¿Pueden crear automatizaciones personalizadas para mí?
Actualmente no ofrecemos la creación de automatizaciones personalizadas. La configuración incluye una lista estandarizada de flujos de trabajo diseñados para poner en marcha tu negocio rápidamente. Durante la llamada de incorporación, discutiremos tus necesidades y haremos ajustes a nuestras plantillas de automatización de captación de clientes potenciales preconstruidas.
¿Hay una opción más simple para la instalación del chat web?
Si buscas una instalación de código simple y tienes activo nuestro servicio de Website Support, nuestro equipo de Website Support puede instalar el código del chat web. Esto no ofrece una configuración completa de extremo a extremo del chat web, y es solo para la instalación básica de código.
¿Puede el AI Receptionist crear una cotización o reservar una cita?
Usando la base de conocimiento, podemos darle al chatbot la información que necesita para crear una cotización o estimado básico. Si conectas un calendario de Google, Outlook, o Microsoft en Business App, el AI Receptionist puede reservar citas en tu nombre.
¿El AI Receptionist cumple con HIPAA?
El AI Receptionist no cumple con HIPAA, lo que significa que no debe manejar PHI. La PHI (información de salud protegida) es cualquier información personal sobre la salud de alguien que pueda identificarlo, como condiciones médicas, tratamientos, resultados de pruebas, detalles de seguro, o un nombre combinado con una pregunta médica.
El AI Receptionist es conforme con HIPAA en el sentido de que puede usarse de una manera que respalde las reglas de HIPAA siempre que no se comparta PHI. Es seguro usarlo para tareas simples como responder preguntas generales, compartir horarios de oficina, o ayudar a reservar citas sin detalles médicos. Las organizaciones de salud son responsables de asegurarse de que la IA se use de esta manera.
¿Cuántos empleados de IA cubre el plan de optimización?
El plan incluye la configuración y la optimización continua para un empleado de IA. Se pueden agregar empleados de IA adicionales activando otra instancia de la misma solución.
¿Hay un límite en las solicitudes de cambio?
No. Los cambios a los prompts, las automatizaciones, y la configuración del empleado de IA son ilimitados. Las solicitudes más grandes o complejas pueden tomar tiempo adicional o generar cargos adicionales; siempre estableceremos las expectativas de antemano.
¿Qué se considera una solicitud "estándar"?
Las solicitudes estándar incluyen cualquier cosa que configuramos originalmente para el empleado de IA: ediciones de prompts, ajustes pequeños de automatización, y cambios de configuración. El trabajo que requiere desarrollo personalizado o integraciones más allá de la plataforma está fuera de alcance.
¿Qué pasa si mi empleado de IA fue configurado por alguien que no es Vendasta?
La cobertura de optimización se aplica a los empleados de IA configurados por nuestro equipo dentro del alcance estándar de configuración. Si el tuyo fue autoconfigurado, habla con tu contacto de servicios sobre un proyecto de configuración para incluirlo en el alcance.
¿Cómo envío una solicitud de optimización?
Envía un correo electrónico a marketingservices@yourdigitalagents.com con el empleado de IA en cuestión, el cambio que te gustaría hacer, y el resultado deseado. Recibirás un acuse de recibo el mismo día y un plazo de resolución estimado.