AI Data Analyst: Setup y AI Workforce Optimization Plan
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Abrir la guía de AI Data Analyst orientada al cliente →Conversations AI (cualquier edición) debe estar activo, más al menos uno de CRM AI, Reputation AI, Social AI, o Local SEO como fuente de datos. Consulta los requisitos completos a continuación.
La Setup de AI Data Analyst es un servicio listo para usar donde nuestros expertos configuran, entrenan, y lanzan el AI Data Analyst para tu negocio. Nuestro equipo se encarga de la configuración técnica, conecta tus fuentes de datos activas (CRM, reseñas/NPS, redes sociales), y configura el marco de análisis AIR para que cada respuesta entregue un hallazgo claro, una interpretación en lenguaje sencillo, y un próximo paso recomendado.
Elige una u otra:
- AI Employee Setup: un cargo único. Nuestros expertos configuran, entrenan, y lanzan tu AI Data Analyst (todo lo que está en "Qué incluye" a continuación).
- AI Workforce Optimization Plan: un cargo mensual continuo que incluye la misma configuración más optimización continua (revisiones mensuales, solicitudes de cambio ilimitadas, y una sesión de capacitación en vivo).
Setup
Qué incluye
1. Perfil de empleado de IA
Creamos un empleado de IA personalizado con un nombre y avatar que representa a tu equipo analítico. Tú y tu equipo interactúan directamente con el Data Analyst a través de Business App para hacer preguntas y recibir perspectivas estructuradas. El perfil se configura dentro de la sección AI Workforce de Business App.
2. Marco de análisis AIR
Configuramos el marco AIR, la metodología estructurada que guía cada respuesta de la IA:
- Analyze (analizar): la IA identifica un patrón, tendencia, o valor atípico clave en tus datos y comienza con un hallazgo claro.
- Interpret (interpretar): la IA explica qué significa el hallazgo para tu negocio en lenguaje sencillo.
- Recommend (recomendar): la IA cierra con un próximo paso específico y accionable.
Cada respuesta sigue esta estructura automáticamente, para que recibas un hallazgo claro, una explicación en lenguaje sencillo, y un próximo paso cada vez.
La IA nunca mostrará volcados de datos sin procesar ni resúmenes vagos. Si no puede producir una respuesta AIR estructurada, lo dirá claramente en lugar de generar una respuesta poco útil.
3. Conexiones de fuentes de datos
El AI Data Analyst requiere Conversations AI (cualquier edición) y al menos una de las siguientes fuentes de datos activa: CRM AI, Reputation AI, Social AI, o Local SEO. La calidad y profundidad de las perspectivas dependen directamente de cuántos datos estén disponibles en cada fuente conectada. Una vez que determinamos qué está activo, conectamos las fuentes de datos disponibles en tu cuenta:
- Datos del CRM: contactos, empresas, actividades, e información de pipeline
- Reseñas y NPS: retroalimentación de clientes de plataformas de reseñas conectadas
- Interacción social: rendimiento de publicaciones y métricas de interacción de cuentas sociales conectadas
4. Configuración de la base de conocimiento
Conectamos tu perfil de negocio y sitio web, y cargamos cualquier documento complementario (listas de precios, catálogos de servicios, o información de estructura del equipo) que proporcione contexto que la IA pueda usar al interpretar tus datos.
El AI Data Analyst es una herramienta interna. No se requiere ningún widget de chat ni instalación en el sitio web, y no hay componentes orientados al cliente en esta configuración.
El proceso de configuración
El proceso implica un formulario de cumplimiento, una serie de llamadas, y pasos de configuración para que tu AI Data Analyst funcione de manera efectiva.
1. Formulario de cumplimiento
Para garantizar una configuración fluida y eficiente, completa el formulario de cumplimiento con la mayor cantidad de detalles posible. Avísanos qué fuentes de datos están activas (CRM, reseñas/NPS, y redes sociales) para que podamos configurar las capacidades correctas desde el principio.
- Cronograma: revisaremos el pedido y comenzaremos el proceso dentro de 2 días hábiles.
2. Llamada de incorporación
Nuestro equipo dirigirá una llamada de incorporación estructurada para confirmar tus fuentes de datos activas, entender los tipos de preguntas de negocio que quieres que la IA responda, y configurar el marco de respuesta. El marco de respuesta es un enfoque estructurado que guía a la IA a analizar tus datos, interpretar qué significan, y recomendar un próximo paso claro en cada respuesta. Llegaremos a la llamada con una configuración inicial lista para demostrar y refinar juntos.
- Cronograma: una llamada de incorporación se puede reservar en tan solo 1 día hábil, dependiendo de la disponibilidad.
Si no puedes asistir a la llamada de incorporación, nuestro equipo procederá con la configuración usando la información proporcionada en tu formulario de cumplimiento y hará seguimiento por correo electrónico y teléfono para revisar y refinar. Si no podemos contactarte después de nuestro proceso de seguimiento, el proyecto se cerrará, pero se puede reabrir en cualquier momento comunicándote con nosotros nuevamente.
3. Configuración del Data Analyst
Usando la información recopilada durante la llamada de incorporación, configuraremos tu AI Data Analyst con el marco de análisis AIR, conectaremos todas las fuentes de datos activas (CRM, reseñas/NPS, redes sociales), y cargaremos cualquier documento complementario de contexto de negocio a la base de conocimiento.
- Cronograma: tu AI Data Analyst estará completo en 1 día hábil, o 3 días hábiles para configuraciones con varias fuentes de datos conectadas.
4. Llamada de capacitación
Esta llamada te guiará a través de tu nuevo AI Data Analyst: cómo hacer preguntas, cómo interpretar las respuestas AIR estructuradas, y cómo actuar sobre las recomendaciones proporcionadas. Ejecutaremos ejemplos en vivo juntos usando tus datos reales.
- Cronograma: esta llamada se puede reservar en tan solo 1 día hábil después de completar la configuración del Data Analyst, dependiendo de la disponibilidad.
5. Revisión a los 30 días
Esta llamada se usará para revisar cómo has estado usando el AI Data Analyst, evaluar si el marco AIR está entregando perspectivas útiles, y refinar las conexiones de fuentes de datos o la base de conocimiento según el uso real.
Antes de esta llamada, nuestro equipo ejecutará un conjunto de consultas de muestra para validar que la IA está respondiendo con precisión y consistencia.
- Cronograma: esta llamada se reservará de 3 a 4 semanas después de completar la configuración de tu AI Data Analyst.
AI Workforce Optimization Plan
El AI Workforce Optimization Plan es una suscripción mensual que mantiene a tu empleado de IA rindiendo después del lanzamiento. Configurar un empleado de IA es solo el comienzo. El verdadero valor viene del ajuste constante que sigue. Este plan le da a tu equipo una línea directa con los expertos de Vendasta para que los prompts, las automatizaciones, y la configuración puedan evolucionar a medida que lo hace tu negocio, sin que tengas que hacer tú mismo el trabajo técnico.
El Optimization Plan incluye una configuración completa del empleado de IA (el mismo alcance que una configuración única) en el mes 1. No compras la configuración por separado: elige la Setup única o el Optimization Plan mensual, no ambos.
Qué incluye
- 1 configuración de empleado de IA: elige tu empleado de IA al momento de la compra. La configuración se entrega en el mes 1 y sigue nuestro alcance estándar de configuración: tareas, prompts, automatizaciones, y ajustes.
- Revisión mensual del empleado de IA: un contacto proactivo cada mes donde nuestro equipo se comunica para pedir actualizaciones del negocio y confirmar la precisión y el rendimiento general del empleado de IA.
- Cobertura para empleados de IA configurados por nuestro equipo: la cobertura de optimización continua se aplica a los empleados de IA configurados por el equipo de servicios de Vendasta dentro del alcance estándar de configuración: tareas, prompts, automatizaciones, y ajustes.
- Cambios ilimitados: solicita tantos cambios como necesites a los prompts, las automatizaciones, y la configuración del empleado de IA.
- Acceso por correo electrónico a nuestro equipo experto: envía solicitudes por correo electrónico y recibe un acuse de recibo el mismo día. Nuestro objetivo es resolver completamente las solicitudes estándar dentro de 2 días hábiles.
- Sesión de capacitación en vivo para tu equipo: una sesión de capacitación guiada en vivo para que tu equipo entienda cómo funciona el empleado de IA, cómo detectar problemas, y cómo aprovechar al máximo el plan de optimización.
Qué no incluye
El AI Workforce Optimization Plan se enfoca en ajustar y operar empleados de IA dentro de la plataforma de Vendasta. No es un proyecto de desarrollo personalizado. Lo siguiente está fuera de alcance:
- Automatizaciones e integraciones sofisticadas más allá de la plataforma: trabajo que va más allá de lo que se puede configurar dentro de la plataforma de Vendasta en un tiempo razonable.
- Desarrollo de software personalizado: escribir, alojar, o mantener código, scripts, o APIs personalizados en tu nombre.
- Construcción y administración de herramientas de terceros: configurar, administrar, o pagar por herramientas y cuentas de terceros que están fuera de la plataforma de Vendasta.
- Consultoría estratégica y diseño de procesos de negocio: diseñar tu estrategia general de salida al mercado, proceso de ventas, o flujos de trabajo operativos.
- Creación de contenido y producción creativa: producir contenido de marketing extenso, activos de marca, o entregables creativos.
- Nuevos empleados de IA más allá del incluido: se pueden agregar empleados de IA adicionales a través de un proyecto de configuración separado.
- Cobertura para empleados de IA que configuraste tú mismo: los empleados de IA autoconfigurados se pueden incluir en el alcance a través de un proyecto de configuración.
- Resultados de negocio garantizados: nos comprometemos a la configuración experta y la optimización continua, no a resultados específicos de ingresos, clientes potenciales, o conversión.
Si una solicitud está fuera del plan de optimización, te lo haremos saber. Podemos evaluar tu solicitud para ver si es algo que podemos configurar y respaldar, y te informaremos si se aplican cargos adicionales.
Qué esperar: tiempos de respuesta, revisiones, y solicitudes de cambio
Respuesta y resolución
- Acuse de recibo el mismo día. Cada solicitud que envíes por correo electrónico se confirma el mismo día hábil para que sepas que se recibió y está en cola.
- Objetivo de resolución de 2 días hábiles. La mayoría de las solicitudes estándar, como ediciones de prompts, pequeños ajustes de automatización, o actualizaciones de configuración, se resuelven dentro de dos días hábiles. Las solicitudes más grandes o complejas pueden tomar más tiempo, o no estar incluidas; si es así, estableceremos las expectativas de antemano.
- Horario de oficina. Las solicitudes se atienden durante el horario laboral estándar, de lunes a viernes. Las solicitudes recibidas fuera del horario laboral se atienden el siguiente día hábil.
Revisiones mensuales
- Cada mes, nos comunicamos de manera proactiva para asegurarnos de que tu empleado de IA esté rindiendo como se espera o para identificar cualquier actualización necesaria.
- Si sabes de cambios próximos en tu negocio, notifícanos durante estas reuniones para que podamos hacer ajustes proactivos.
Solicitudes de cambio
- Envía solicitudes de cambio por correo electrónico a marketingservices@yourdigitalagents.com. Incluye el empleado de IA, lo que te gustaría cambiar, y el resultado deseado.
- No hay límite en el número de solicitudes por mes. Cuanto más claramente describas el resultado deseado, más rápido podremos entregarlo.
- Confirmaremos los cambios una vez que estén activos para que puedas validarlos en tu entorno.
Roles y responsabilidades
Vendasta hará
- Configurar tu empleado de IA incluido dentro del alcance estándar de configuración en el mes 1.
- Comunicarse proactivamente cada mes para asegurar la precisión y el rendimiento del empleado de IA.
- Actuar sobre tus solicitudes de cambio en los prompts, las automatizaciones, y la configuración del empleado de IA.
- Confirmar la recepción de las solicitudes el mismo día hábil y buscar una resolución en 2 días hábiles.
- Entregar una sesión de capacitación en vivo para tu equipo.
Tú harás
- Proporcionar información, procesos, y contenido precisos del negocio que el empleado de IA debe reflejar.
- Enviar solicitudes de cambio con suficiente contexto para que podamos actuar: el empleado de IA, el cambio, y el resultado deseado.
- Validar los cambios en tu entorno después de que confirmemos que están activos.
- Mantenernos informados de cambios significativos en tu negocio, como nuevos servicios, horarios, precios, o procesos, para que el empleado de IA se mantenga preciso.
Una vez que tu suscripción esté activa, tu contacto de servicios se comunicará para programar la configuración e incorporación del mes 1, la sesión de capacitación en vivo, y tu primera revisión mensual. A partir de ahí, puedes enviar solicitudes de cambio por correo electrónico en cualquier momento.
Requisitos
Para preparar tu negocio para el éxito, se deben cumplir los siguientes requisitos para entregar este servicio de manera eficiente.
Conversations AI (cualquier edición)
Conversations AI debe estar activo en tu cuenta. Cualquier edición de Conversations AI es compatible. Este es el requisito de plataforma para implementar el AI Data Analyst.
CRM AI, Reputation AI, Social AI, o Local SEO (se requiere al menos una)
Al menos una de las siguientes debe estar activa: CRM AI, Reputation AI, Social AI, o Local SEO. Estas son las fuentes de datos que la IA usa para generar perspectivas. Sin al menos una fuente de datos activa, la IA no puede realizar un análisis significativo.
Cuantas más fuentes de datos estén activas y pobladas, más ricas y accionables serán las perspectivas de la IA. Recomendamos tener datos del CRM, fuentes de reseñas conectadas (Google, Facebook), y cuentas sociales activas antes de la llamada de incorporación.
Datos del CRM disponibles en Business App
Si CRM AI está activo, tus contactos, empresas, y actividades deben estar poblados en Business App antes de la llamada de incorporación. La IA no puede analizar datos de pipeline a los que no se le ha dado acceso.
El AI Data Analyst no puede acceder a objetos personalizados ni oportunidades de pipeline a través de consultas del CRM en este momento.
No se requiere instalación en el sitio web
El AI Data Analyst es una herramienta interna. No se requiere ningún widget de chat ni código de inserción en el sitio web, y no hay cuentas externas, integraciones sociales, ni instalaciones orientadas al cliente involucradas en esta configuración más allá de lo que ya está conectado en tu cuenta de Business App.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿A qué datos puede acceder el AI Data Analyst?
El AI Data Analyst puede acceder a datos del CRM (contactos, empresas, y actividades en Business App), reseñas de clientes y retroalimentación de NPS de plataformas de reseñas conectadas, y métricas de interacción social de cuentas sociales conectadas. Usa cualquiera de estas fuentes que esté activa y poblada en tu cuenta. Cuanto más ricos sean tus datos, más accionables serán las perspectivas que la IA puede generar.
¿Qué es el marco AIR y cómo se ve una respuesta?
AIR significa Analyze, Interpret, Recommend (analizar, interpretar, recomendar). Cada respuesta del AI Data Analyst sigue esta estructura: comienza con un hallazgo claro de tus datos (Analyze), explica qué significa ese hallazgo para tu negocio en lenguaje sencillo (Interpret), y cierra con un próximo paso específico sobre el que puedes actuar (Recommend). Nunca recibirás un volcado de datos sin procesar o una observación vaga. La IA está configurada para entregar perspectivas estructuradas y listas para decisiones cada vez.
¿Qué ediciones se requieren?
Conversations AI debe estar activo (cualquier edición es compatible). Además, al menos una de las siguientes ediciones de fuente de datos debe estar activa: CRM AI, Reputation AI, Social AI, o Local SEO. Estas ediciones proporcionan el acceso a datos y las capacidades de plataforma de las que depende el AI Data Analyst para generar perspectivas. Si no estás seguro de qué ediciones están actualmente activas en tu cuenta, verifica con tu gerente de cuenta antes de la llamada de incorporación.
¿Puede la IA tomar acciones basadas en su análisis, como enviar correos electrónicos o actualizar registros?
No. El AI Data Analyst es solo una herramienta de perspectivas y recomendaciones. Mostrará patrones, explicará qué significan, y sugerirá próximos pasos, pero no puede enviar correos electrónicos, actualizar registros del CRM, publicar en redes sociales, o tomar ninguna acción dentro de tus plataformas. Actuar sobre las recomendaciones de la IA siempre es responsabilidad tuya y de tu equipo.
¿Qué tipo de preguntas puedo hacerle al AI Data Analyst?
Puedes hacer preguntas sobre el rendimiento de tu negocio a través de cualquier fuente de datos conectada. Ejemplos incluyen: "¿Qué empresas en mi pipeline han quedado en silencio en los últimos 30 días?" (CRM), "¿Qué están diciendo los clientes en reseñas recientes?" (Reputation), y "¿Cómo están rindiendo nuestras publicaciones sociales este trimestre?" (Social). La IA funciona mejor con preguntas específicas y basadas en datos. Cuanto más enfocada sea tu pregunta, más útil será la respuesta.
¿Puede la IA acceder a datos de pipeline personalizados u oportunidades?
En este momento, el AI Data Analyst no puede acceder a objetos personalizados ni datos de oportunidades de pipeline a través de consultas del CRM. Puede acceder a contactos, empresas, y actividades en Business App. Si esto es un requisito clave para tu negocio, avísale a nuestro equipo durante la llamada de incorporación y confirmaremos qué es posible dentro de la configuración de tu cuenta.
¿Necesito instalar algo en mi sitio web o conectar cuentas externas?
No se requiere ninguna instalación en el sitio web ni código de inserción. El AI Data Analyst es una herramienta interna que opera completamente dentro de Business App usando datos ya disponibles en tu cuenta. Las únicas conexiones externas involucradas son las plataformas de reseñas y las cuentas sociales que ya están conectadas a tu cuenta de Business App.
¿Qué pasa si solo tengo datos del CRM y no reseñas ni redes sociales?
El AI Data Analyst funcionará con las fuentes de datos que estén activas. Si solo está conectado CRM AI, la IA enfocará su análisis en tus contactos, empresas, y actividades. No recibirás perspectivas de reseñas o redes sociales hasta que esas fuentes estén conectadas. Recomendamos activar tantas fuentes de datos como sea posible antes de la llamada de incorporación para obtener la imagen más completa desde el primer día.
¿Cómo presenta la IA sus perspectivas: en un panel, un informe, o una conversación?
El AI Data Analyst opera como un empleado de IA conversacional dentro de Business App. Interactúas con él haciendo preguntas directamente, y responde en formato AIR estructurado (Analyze, Interpret, Recommend). No hay un panel separado ni un informe automatizado. Diriges el análisis preguntando lo que quieres saber, y la IA responde con una respuesta estructurada y lista para decisiones.
¿Con qué frecuencia debería usar el AI Data Analyst?
El AI Data Analyst es más valioso cuando se usa regularmente como parte de tu rutina de toma de decisiones, por ejemplo, una revisión semanal de la salud del pipeline, una revisión mensual del sentimiento del cliente, o un resumen trimestral de rendimiento social. Debido a que responde en tiempo real, también puedes usarlo de forma ad hoc siempre que necesites una lectura rápida de tus datos antes de una reunión o decisión.
¿Qué pasa si me pierdo la llamada de incorporación?
Si no puedes asistir a la llamada de incorporación, nuestro equipo procederá con la configuración usando la información proporcionada en tu formulario de cumplimiento y demostrará la configuración cuando nos conectemos. Luego haremos seguimiento por correo electrónico y teléfono para revisar, refinar, y responder cualquier pregunta que tengas.
Si no podemos contactarte después de nuestro proceso de seguimiento (4 correos electrónicos y 4 llamadas telefónicas), el proyecto se cerrará. Sin embargo, el proyecto se puede reabrir en cualquier momento comunicándote con nosotros nuevamente, sin necesidad de comenzar desde cero.
¿Pueden varios miembros del equipo usar el AI Data Analyst?
Sí. Cualquier miembro del equipo con acceso a Business App puede interactuar directamente con el AI Data Analyst. No hay límite en cuántas personas pueden usarlo, y está disponible para todo tu equipo simultáneamente. Cada persona puede hacer sus propias preguntas y recibir sus propias respuestas estructuradas en AIR según los mismos datos subyacentes.
¿Cuántos empleados de IA cubre el plan de optimización?
El plan incluye la configuración y la optimización continua para un empleado de IA. Se pueden agregar empleados de IA adicionales activando otra instancia de la misma solución.
¿Hay un límite en las solicitudes de cambio?
No. Los cambios a los prompts, las automatizaciones, y la configuración del empleado de IA son ilimitados. Las solicitudes más grandes o complejas pueden tomar tiempo adicional o generar cargos adicionales; siempre estableceremos las expectativas de antemano.
¿Qué se considera una solicitud "estándar"?
Las solicitudes estándar incluyen cualquier cosa que configuramos originalmente para el empleado de IA: ediciones de prompts, ajustes pequeños de automatización, y cambios de configuración. El trabajo que requiere desarrollo personalizado o integraciones más allá de la plataforma está fuera de alcance.
¿Qué pasa si mi empleado de IA fue configurado por alguien que no es Vendasta?
La cobertura de optimización se aplica a los empleados de IA configurados por nuestro equipo dentro del alcance estándar de configuración. Si el tuyo fue autoconfigurado, habla con tu contacto de servicios sobre un proyecto de configuración para incluirlo en el alcance.
¿Cómo envío una solicitud de optimización?
Envía un correo electrónico a marketingservices@yourdigitalagents.com con el empleado de IA en cuestión, el cambio que te gustaría hacer, y el resultado deseado. Recibirás un acuse de recibo el mismo día y un plazo de resolución estimado.