AI Human Resources Coordinator: Setup y AI Workforce Optimization Plan
¿Quieres entregarle esto a un cliente? La guía de marca gris tiene la misma información sin nombres de marca ni de plataforma, así que es seguro enviarla directamente.
Abrir la guía de AI Human Resources Coordinator orientada al cliente →Conversations AI debe estar activo en tu cuenta. Consulta los requisitos completos a continuación.
La Setup de AI Human Resources Coordinator es un servicio de hacerlo contigo donde nuestros expertos configuran, entrenan, y lanzan el AI Human Resources Coordinator para tu negocio. Nuestro equipo se encarga de la configuración técnica, configura el marco PolicyScope, configura tus contactos de escalación, carga todos los documentos y manuales de políticas de RR. HH. a la base de conocimiento, y conecta capacidades opcionales como la reserva de citas.
Elige una u otra:
- AI Employee Setup: un cargo único. Nuestros expertos configuran, entrenan, y lanzan tu AI Human Resources Coordinator (todo lo que está en "Qué incluye" a continuación).
- AI Workforce Optimization Plan: un cargo mensual continuo que incluye la misma configuración más optimización continua (revisiones mensuales, solicitudes de cambio ilimitadas, y una sesión de capacitación en vivo).
Setup
Qué incluye
1. Perfil de empleado de IA
Creamos un empleado de IA personalizado con un nombre y avatar que representa a tu equipo de RR. HH. Los empleados interactúan con una persona de RR. HH. profesional que es cálida, precisa, y apropiadamente cautelosa con temas sensibles. El perfil se configura dentro de la sección AI Workforce de Business App.
2. Marco PolicyScope
Configuramos el marco PolicyScope, un sistema de enrutamiento de tres niveles que gobierna cómo la IA maneja cada consulta de RR. HH.:
- Nivel 1 (preguntas generales): la IA responde directamente desde la base de conocimiento y enlaza al documento de política relevante.
- Nivel 2 (preguntas personales o sensibles): la IA reconoce la pregunta, explica que requiere un humano, y redirige cálidamente a tu contacto de RR. HH. designado.
- Nivel 3 (fuera de alcance): la IA declina la pregunta cortésmente y dirige al empleado al departamento apropiado (TI, Finanzas, Legal, etc.).
La IA nunca adivinará ni fabricará respuestas a preguntas personales: está diseñada para redirigir antes de sobrepasarse.
3. Configuración de contacto de escalación
Completamos el mensaje de redirección de nivel 2 con el nombre, rol, teléfono, y correo electrónico de tu contacto real de RR. HH., para que los empleados reciban una dirección clara y específica en lugar de un mensaje genérico de "habla con RR. HH.". Se pueden agregar contactos de escalación adicionales para el nivel 3 (TI, Finanzas, Legal) en cualquier momento.
4. Configuración de la base de conocimiento
Cargamos cada documento de política, manual del empleado, guía de beneficios, lista de verificación de incorporación, y pregunta frecuente proporcionada durante la configuración. Este es el paso más crítico: la IA solo puede responder preguntas para las que se le ha dado la información.
El AI HR Coordinator es una herramienta interna y no requiere un widget de chat ni instalación en el sitio web. No se agregará código a tu sitio web público.
5. Opcional: reserva de citas
Si tu equipo de RR. HH. usa un calendario de Google, Outlook, o Microsoft conectado en Business App, podemos habilitar que la IA programe reuniones con miembros del equipo de RR. HH. directamente en la conversación.
6. Opcional: sincronización con Google Drive
Si tus políticas de RR. HH. se almacenan y mantienen en Google Drive, podemos configurar una sincronización automatizada para que las actualizaciones de políticas en tu carpeta de Drive se reflejen automáticamente en la base de conocimiento de la IA. Esto requiere acceso breve a la estructura de carpetas de tu Google Drive.
El proceso de configuración
El proceso implica un formulario de cumplimiento, una serie de llamadas, y pasos de configuración para que tu AI Human Resources Coordinator funcione de manera efectiva.
1. Formulario de cumplimiento
Para garantizar una configuración fluida y eficiente, completa el formulario de cumplimiento con la mayor cantidad de detalles posible. Incluye el nombre completo, rol, e información de contacto de tu contacto de escalación. Esto es necesario para configurar la lógica de transferencia de la IA.
- Cronograma: revisaremos el pedido y comenzaremos el proceso dentro de 2 días hábiles.
2. Llamada de incorporación
Nuestro equipo dirigirá una llamada de incorporación estructurada para entender tus flujos de trabajo de RR. HH., los tipos de preguntas que los empleados hacen con más frecuencia, y cómo te gustaría que se manejen las consultas sensibles o personales. Configuraremos el marco PolicyScope, un sistema de enrutamiento de tres niveles que responde preguntas generales directamente, redirige las consultas personales a tu contacto de RR. HH., y declina con gracia las preguntas fuera de alcance. Llegaremos a la llamada con una configuración inicial lista para demostrar y refinar juntos.
- Cronograma: una llamada de incorporación se puede reservar en tan solo 1 día hábil, dependiendo de la disponibilidad.
Si no puedes asistir a la llamada de incorporación, nuestro equipo procederá con la configuración usando la información proporcionada en tu formulario de cumplimiento y hará seguimiento por correo electrónico y teléfono para revisar y refinar. Si no podemos contactarte después de nuestro proceso de seguimiento, el proyecto se cerrará, pero se puede reabrir en cualquier momento comunicándote con nosotros nuevamente.
3. Configuración del HR Coordinator
Usando la información recopilada durante la llamada de incorporación, configuraremos tu AI HR Coordinator con el marco PolicyScope, configuraremos tus contactos de escalación, cargaremos todos los documentos y manuales de políticas de RR. HH. a la base de conocimiento, y conectaremos capacidades opcionales como la reserva de citas si se requiere.
- Cronograma: tu AI Human Resources Coordinator estará completo en 1 día hábil, o 3 días hábiles para configuraciones con bibliotecas de políticas grandes o complejas.
4. Llamada de capacitación
Esta llamada te guiará a través de tu AI HR Coordinator: cómo maneja las preguntas generales de políticas, cómo redirige las consultas personales o sensibles, y dónde declina las solicitudes fuera de alcance. Lo probaremos en vivo juntos y responderemos cualquier pregunta que tenga tu equipo antes del lanzamiento.
- Cronograma: esta llamada se puede reservar en tan solo 1 día hábil después de completar la Setup del HR Coordinator, dependiendo de la disponibilidad.
5. Revisión a los 30 días
Esta llamada se usará para revisar las interacciones reales de los empleados, evaluar si la IA está enrutando las preguntas correctamente en los tres niveles de PolicyScope, y refinar la base de conocimiento o los contactos de escalación según el uso real.
Antes de esta llamada, nuestro equipo revisará de 5 a 10 conversaciones para identificar vacíos en la base de conocimiento y destacar dónde la IA está rindiendo bien.
- Cronograma: esta llamada se reservará de 3 a 4 semanas después de completar la Setup de tu HR Coordinator.
AI Workforce Optimization Plan
El AI Workforce Optimization Plan es una suscripción mensual que mantiene a tu empleado de IA rindiendo después del lanzamiento. Configurar un empleado de IA es solo el comienzo. El verdadero valor viene del ajuste constante que sigue. Este plan le da a tu equipo una línea directa con los expertos de Vendasta para que los prompts, las automatizaciones, y la configuración puedan evolucionar a medida que lo hace tu negocio, sin que tengas que hacer tú mismo el trabajo técnico.
El Optimization Plan incluye una configuración completa del empleado de IA (el mismo alcance que una configuración única) en el mes 1. No compras la configuración por separado: elige la Setup única o el Optimization Plan mensual, no ambos.
Qué incluye
- 1 configuración de empleado de IA: elige tu empleado de IA al momento de la compra. La configuración se entrega en el mes 1 y sigue nuestro alcance estándar de configuración: tareas, prompts, automatizaciones, y ajustes.
- Revisión mensual del empleado de IA: un contacto proactivo cada mes donde nuestro equipo se comunica para pedir actualizaciones del negocio y confirmar la precisión y el rendimiento general del empleado de IA.
- Cobertura para empleados de IA configurados por nuestro equipo: la cobertura de optimización continua se aplica a los empleados de IA configurados por el equipo de servicios de Vendasta dentro del alcance estándar de configuración: tareas, prompts, automatizaciones, y ajustes.
- Cambios ilimitados: solicita tantos cambios como necesites a los prompts, las automatizaciones, y la configuración del empleado de IA.
- Acceso por correo electrónico a nuestro equipo experto: envía solicitudes por correo electrónico y recibe un acuse de recibo el mismo día. Nuestro objetivo es resolver completamente las solicitudes estándar dentro de 2 días hábiles.
- Sesión de capacitación en vivo para tu equipo: una sesión de capacitación guiada en vivo para que tu equipo entienda cómo funciona el empleado de IA, cómo detectar problemas, y cómo aprovechar al máximo el plan de optimización.
Qué no incluye
El AI Workforce Optimization Plan se enfoca en ajustar y operar empleados de IA dentro de la plataforma de Vendasta. No es un proyecto de desarrollo personalizado. Lo siguiente está fuera de alcance:
- Automatizaciones e integraciones sofisticadas más allá de la plataforma: trabajo que va más allá de lo que se puede configurar dentro de la plataforma de Vendasta en un tiempo razonable.
- Desarrollo de software personalizado: escribir, alojar, o mantener código, scripts, o APIs personalizados en tu nombre.
- Construcción y administración de herramientas de terceros: configurar, administrar, o pagar por herramientas y cuentas de terceros que están fuera de la plataforma de Vendasta.
- Consultoría estratégica y diseño de procesos de negocio: diseñar tu estrategia general de salida al mercado, proceso de ventas, o flujos de trabajo operativos.
- Creación de contenido y producción creativa: producir contenido de marketing extenso, activos de marca, o entregables creativos.
- Nuevos empleados de IA más allá del incluido: se pueden agregar empleados de IA adicionales a través de un proyecto de configuración separado.
- Cobertura para empleados de IA que configuraste tú mismo: los empleados de IA autoconfigurados se pueden incluir en el alcance a través de un proyecto de configuración.
- Resultados de negocio garantizados: nos comprometemos a la configuración experta y la optimización continua, no a resultados específicos de ingresos, clientes potenciales, o conversión.
Si una solicitud está fuera del plan de optimización, te lo haremos saber. Podemos evaluar tu solicitud para ver si es algo que podemos configurar y respaldar, y te informaremos si se aplican cargos adicionales.
Qué esperar: tiempos de respuesta, revisiones, y solicitudes de cambio
Respuesta y resolución
- Acuse de recibo el mismo día. Cada solicitud que envíes por correo electrónico se confirma el mismo día hábil para que sepas que se recibió y está en cola.
- Objetivo de resolución de 2 días hábiles. La mayoría de las solicitudes estándar, como ediciones de prompts, pequeños ajustes de automatización, o actualizaciones de configuración, se resuelven dentro de dos días hábiles. Las solicitudes más grandes o complejas pueden tomar más tiempo, o no estar incluidas; si es así, estableceremos las expectativas de antemano.
- Horario de oficina. Las solicitudes se atienden durante el horario laboral estándar, de lunes a viernes. Las solicitudes recibidas fuera del horario laboral se atienden el siguiente día hábil.
Revisiones mensuales
- Cada mes, nos comunicamos de manera proactiva para asegurarnos de que tu empleado de IA esté rindiendo como se espera o para identificar cualquier actualización necesaria.
- Si sabes de cambios próximos en tu negocio, notifícanos durante estas reuniones para que podamos hacer ajustes proactivos.
Solicitudes de cambio
- Envía solicitudes de cambio por correo electrónico a marketingservices@yourdigitalagents.com. Incluye el empleado de IA, lo que te gustaría cambiar, y el resultado deseado.
- No hay límite en el número de solicitudes por mes. Cuanto más claramente describas el resultado deseado, más rápido podremos entregarlo.
- Confirmaremos los cambios una vez que estén activos para que puedas validarlos en tu entorno.
Roles y responsabilidades
Vendasta hará
- Configurar tu empleado de IA incluido dentro del alcance estándar de configuración en el mes 1.
- Comunicarse proactivamente cada mes para asegurar la precisión y el rendimiento del empleado de IA.
- Actuar sobre tus solicitudes de cambio en los prompts, las automatizaciones, y la configuración del empleado de IA.
- Confirmar la recepción de las solicitudes el mismo día hábil y buscar una resolución en 2 días hábiles.
- Entregar una sesión de capacitación en vivo para tu equipo.
Tú harás
- Proporcionar información, procesos, y contenido precisos del negocio que el empleado de IA debe reflejar.
- Enviar solicitudes de cambio con suficiente contexto para que podamos actuar: el empleado de IA, el cambio, y el resultado deseado.
- Validar los cambios en tu entorno después de que confirmemos que están activos.
- Mantenernos informados de cambios significativos en tu negocio, como nuevos servicios, horarios, precios, o procesos, para que el empleado de IA se mantenga preciso.
Una vez que tu suscripción esté activa, tu contacto de servicios se comunicará para programar la configuración e incorporación del mes 1, la sesión de capacitación en vivo, y tu primera revisión mensual. A partir de ahí, puedes enviar solicitudes de cambio por correo electrónico en cualquier momento.
Requisitos
Para preparar tu negocio para el éxito, se deben cumplir los siguientes requisitos para entregar este servicio de manera eficiente.
Conversations AI
Conversations AI debe estar activo en tu cuenta. Este es el requisito de plataforma para implementar el AI Human Resources Coordinator.
Información de contacto de escalación
Requerimos el nombre completo, rol/título, número de teléfono, y dirección de correo electrónico del miembro del equipo de RR. HH. que debería recibir las consultas escaladas. Este contacto se incorpora directamente en la respuesta de redirección de nivel 2 de la IA para que los empleados siempre sepan exactamente a quién contactar.
Si hay varios contactos de escalación para diferentes departamentos (por ejemplo, TI para problemas técnicos, Finanzas para preguntas de nómina), ten también esos nombres y detalles de contacto listos.
Documentos de políticas de RR. HH. y manual
Todas las políticas de RR. HH., manuales del empleado, guías de beneficios, documentación de incorporación y salida, y cualquier otro material sobre el que los empleados pregunten regularmente. Estos documentos forman toda la base de conocimiento de la IA: cuanto más completos y actualizados estén, con más precisión puede responder la IA.
El AI HR Coordinator no puede responder preguntas sobre información que no se le ha dado. Recomendamos encarecidamente proporcionar versiones actuales y por escrito de todas las políticas antes de la llamada de configuración.
No se requiere instalación en el sitio web
El AI HR Coordinator es una herramienta interna: no se requiere ningún widget de chat ni código de inserción en el sitio web. No hay cuentas externas, integraciones sociales, ni instalaciones orientadas al cliente involucradas en esta configuración.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Qué tipos de preguntas de RR. HH. puede responder el AI HR Coordinator?
El AI HR Coordinator está diseñado para responder preguntas generales de RR. HH. basadas en políticas: cuántos días de PTO reciben los empleados, cómo es el proceso de solicitud de permisos, dónde encontrar la guía de beneficios, y consultas similares que tienen una respuesta clara y escrita en tu documentación de RR. HH. También enlazará directamente al documento de política relevante siempre que sea posible, para que los empleados puedan leer el contexto completo ellos mismos.
¿Qué pasa cuando un empleado pregunta algo personal o sensible?
Cuando una pregunta es personal, como una consulta salarial, una preocupación de rendimiento, o un asunto disciplinario, la IA no intentará responder. En cambio, reconoce la pregunta cálidamente, explica que este tipo de pregunta requiere un humano, y proporciona el nombre, rol, e información de contacto de tu contacto de RR. HH. designado directamente en la respuesta. Los empleados siempre terminan la conversación sabiendo exactamente con quién hablar.
¿La IA tiene acceso a datos individuales de los empleados como el salario o las revisiones de rendimiento?
No. El AI HR Coordinator no tiene acceso a registros individuales de empleados, datos de nómina, ni sistemas de gestión de rendimiento. Opera completamente a partir de los documentos de políticas y materiales de RR. HH. que proporcionas durante la configuración. Cualquier pregunta que requiera acceso a datos individuales se redirige automáticamente a tu contacto de RR. HH.
¿Qué documentos necesito proporcionar para la base de conocimiento?
Como mínimo: tu manual del empleado, políticas de permisos y tiempo libre, documentación de beneficios, y respuestas a tus preguntas de RR. HH. más frecuentes. Las listas de verificación de incorporación y salida, los formularios de solicitud de cambios, y cualquier política departamental sobre la que tus empleados pregunten regularmente también son adiciones valiosas. Cuanto más específica y actualizada sea tu documentación, mejor rendirá la IA.
¿Qué es el marco PolicyScope?
PolicyScope es el sistema de enrutamiento estructurado que configuramos para tu AI HR Coordinator. Gobierna cómo la IA maneja cada pregunta entrante en tres niveles. El nivel 1 cubre preguntas generales basadas en políticas que la IA puede responder directamente desde tu documentación. El nivel 2 cubre consultas personales o sensibles que requieren criterio humano: la IA redirige cálidamente a tu contacto de RR. HH. El nivel 3 cubre preguntas fuera de alcance (TI, Finanzas, Legal, etc.) que la IA declina cortésmente y enruta al departamento correcto.
¿Puede la IA tomar acciones, como enviar un formulario, un correo electrónico, o abrir un ticket?
No. El AI HR Coordinator es solo una herramienta de información y dirección. Responderá preguntas, enlazará a documentos, y redirigirá a los empleados a la persona correcta, pero no puede enviar formularios, enviar correos electrónicos en nombre de los empleados, ni crear tickets en ningún sistema. Si se requiere una acción, la IA explicará claramente qué necesita hacer el empleado y con quién debe contactar.
¿Pueden los empleados reservar una reunión con RR. HH. a través de la IA?
Sí, si tu equipo de RR. HH. tiene un calendario de Google, Outlook, o Microsoft conectado en Business App. Cuando esto está configurado, la IA puede verificar la disponibilidad y reservar una reunión directamente en la conversación, presentando horarios disponibles, confirmando la selección, y enviando una confirmación. Avísale a nuestro equipo durante la llamada de incorporación si te gustaría habilitar esta capacidad.
¿Esto requiere un widget de chat en nuestro sitio web o portal de la empresa?
No. El AI HR Coordinator es una herramienta interna, no requiere ningún código de inserción en el sitio web, instalación de widget, ni configuración orientada al público. No hay componentes orientados al cliente, integraciones de redes sociales, ni cuentas externas requeridas como parte de esta configuración.
¿Qué pasa cuando nuestras políticas de RR. HH. cambian después de la configuración?
Cada vez que tus políticas se actualicen, puedes enviar los documentos revisados a nuestro equipo y actualizaremos la base de conocimiento. Si tienes configurada la sincronización con Google Drive, las actualizaciones de políticas realizadas en tu carpeta designada de Drive se reflejarán automáticamente, sin necesidad de actualización manual. Recomendamos revisar la base de conocimiento de la IA cada vez que cambie una política significativa.
¿Puede la IA sincronizarse automáticamente con nuestros documentos de políticas de RR. HH. en Google Drive?
Sí. Si tus políticas de RR. HH. se mantienen en Google Drive, podemos configurar una sincronización automatizada que supervise tu carpeta de políticas y actualice la base de conocimiento de la IA cada vez que se agreguen o cambien documentos. Esto requiere acceso breve a la estructura de carpetas de tu Google Drive durante la configuración. Avísale a nuestro equipo durante la llamada de incorporación si te gustaría que esto se configure.
¿Qué pasa si me pierdo la llamada de incorporación?
Si no puedes asistir a la llamada de incorporación, nuestro equipo procederá con la configuración usando la información proporcionada en tu formulario de cumplimiento y demostrará la configuración cuando nos conectemos. Luego haremos seguimiento por correo electrónico y teléfono para revisar, refinar, y responder cualquier pregunta que tengas.
Si no podemos contactarte después de nuestro proceso de seguimiento (4 correos electrónicos y 4 llamadas telefónicas), el proyecto se cerrará. Sin embargo, el proyecto se puede reabrir en cualquier momento comunicándote con nosotros nuevamente, sin necesidad de comenzar desde cero.
¿En qué se diferencia esto de simplemente tener un documento de preguntas frecuentes compartido o una página de base de conocimiento de RR. HH.?
Un documento compartido o una página de preguntas frecuentes requiere que los empleados sepan que existe, la encuentren, y la busquen ellos mismos. El AI HR Coordinator responde conversacionalmente en tiempo real: los empleados hacen una pregunta y obtienen una respuesta directa, a menudo con un enlace a la política relevante, sin necesidad de buscar. También está disponible a cualquier hora, reduce las preguntas repetitivas a tu equipo de RR. HH., y aplica consistentemente la misma lógica de enrutamiento para consultas sensibles o fuera de alcance.
¿Cuántos empleados de IA cubre el plan de optimización?
El plan incluye la configuración y la optimización continua para un empleado de IA. Se pueden agregar empleados de IA adicionales activando otra instancia de la misma solución.
¿Hay un límite en las solicitudes de cambio?
No. Los cambios a los prompts, las automatizaciones, y la configuración del empleado de IA son ilimitados. Las solicitudes más grandes o complejas pueden tomar tiempo adicional o generar cargos adicionales; siempre estableceremos las expectativas de antemano.
¿Qué se considera una solicitud "estándar"?
Las solicitudes estándar incluyen cualquier cosa que configuramos originalmente para el empleado de IA: ediciones de prompts, ajustes pequeños de automatización, y cambios de configuración. El trabajo que requiere desarrollo personalizado o integraciones más allá de la plataforma está fuera de alcance.
¿Qué pasa si mi empleado de IA fue configurado por alguien que no es Vendasta?
La cobertura de optimización se aplica a los empleados de IA configurados por nuestro equipo dentro del alcance estándar de configuración. Si el tuyo fue autoconfigurado, habla con tu contacto de servicios sobre un proyecto de configuración para incluirlo en el alcance.
¿Cómo envío una solicitud de optimización?
Envía un correo electrónico a marketingservices@yourdigitalagents.com con el empleado de IA en cuestión, el cambio que te gustaría hacer, y el resultado deseado. Recibirás un acuse de recibo el mismo día y un plazo de resolución estimado.