AI Inside Sales Representative: Setup y AI Workforce Optimization Plan
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La Setup de AI Inside Sales Representative (ISR) es un servicio de hacerlo contigo donde nuestros expertos configuran, entrenan, y lanzan el AI Inside Sales Representative para tu negocio. Nuestro equipo se encarga de la configuración técnica, configura una persona calificada para ventas, configura la lógica de descubrimiento y calificación de clientes potenciales, habilita las capacidades de captación de clientes potenciales y reserva de citas, y conecta tus fuentes de conocimiento, incluida tu lista de servicios, sitio web, y preguntas frecuentes.
Elige una u otra:
- AI Employee Setup: un cargo único. Nuestros expertos configuran, entrenan, y lanzan tu AI Inside Sales Representative (todo lo que está en "Qué incluye" a continuación).
- AI Workforce Optimization Plan: un cargo mensual continuo que incluye la misma configuración más optimización continua (revisiones mensuales, solicitudes de cambio ilimitadas, y una sesión de capacitación en vivo).
Setup
Qué incluye
1. Perfil de empleado de IA
Creamos un empleado de IA personalizado con un nombre y avatar que representa a tu negocio. Los clientes interactúan con una persona de ventas profesional en lugar de un bot genérico. El perfil se configura dentro de la sección AI Workforce de Business App.
2. Prompt de rol de ventas
Configuramos una persona de consultor de ventas entrantes segura y empática para tu ISR. El prompt está diseñado para guiar a los clientes hacia una solución, una cita, o una consulta, en lugar de simplemente recolectar un mensaje. Cada conversación se mantiene avanzando con preguntas de calificación y próximos pasos claros.
3. Descubrimiento y calificación de clientes potenciales
Configuramos una capacidad personalizada que define la lógica de calificación: el ISR confirma que tu negocio realmente puede atender la necesidad del cliente antes de captar su información de contacto. Si un cliente pregunta sobre un servicio que no ofreces, el ISR le informa cortésmente y detiene el proceso de captación de clientes potenciales, ahorrando tiempo a tu equipo de ventas.
La calidad de tu lista de servicios afecta directamente la precisión de la calificación. Una lista de servicios específica, por ejemplo "reparación de hornos, instalación de AC, limpieza de conductos" en lugar de "servicios de HVAC", permite que el ISR tome decisiones de calificación más rápidas y precisas.
4. Captación de clientes potenciales y reserva de citas
Las capacidades integradas gestionan la secuencia completa de captación de clientes potenciales: Nombre → Teléfono → Correo electrónico. Se incluyen la validación del número de teléfono y el manejo de objeciones: si un cliente dice "solo envíame un correo electrónico", el ISR reconoce su preferencia, explica el valor de una llamada rápida, y pivota. Si objeta una segunda vez, el ISR acepta el correo electrónico como alternativa.
Cuando se conecta un calendario, el ISR verifica la disponibilidad y reserva citas directamente en la conversación, presentando hasta tres opciones de horario, confirmando la selección, y enviando una confirmación.
La reserva de citas requiere un calendario de Google, Outlook, o Microsoft conectado en Business App. Sin él, el ISR califica y captura clientes potenciales pero no puede programar reuniones.
5. Configuración de la base de conocimiento
Conectamos tu perfil de negocio, sitio web, lista de servicios, y cualquier pregunta frecuente a la base de conocimiento del ISR. Esto le permite al ISR responder preguntas sobre tus servicios, precios, horarios, y ubicación con precisión, sin fabricar información.
El proceso de configuración
El proceso implica un formulario de cumplimiento, una serie de llamadas, y pasos de configuración para que tu AI Inside Sales Representative funcione de manera efectiva.
1. Formulario de cumplimiento
Para garantizar una configuración fluida y eficiente, completa el formulario de cumplimiento con la mayor cantidad de detalles posible. Esto ayudará a optimizar toda la experiencia.
- Cronograma: revisaremos el pedido y comenzaremos el proceso dentro de 2 días hábiles.
2. Llamada de incorporación
Nuestro equipo de expertos dirigirá una llamada de incorporación para entender las necesidades de tu negocio y configurar tu AI Inside Sales Representative para reflejar tu marca, tono, y criterios de calificación. Llegaremos a la llamada con una configuración inicial lista para demostrar y refinar juntos.
- Cronograma: una llamada de incorporación se puede reservar en tan solo 1 día hábil, dependiendo de la disponibilidad.
- Para negocios de EE. UU.: se requiere el registro A2P para validar el uso de SMS del negocio. Ten lista tu información legal del negocio si deseas usar SMS. El registro para A2P puede tardar hasta dos semanas en completarse.
Si no puedes asistir a la llamada de incorporación, nuestro equipo procederá con la configuración usando la información proporcionada en tu formulario de cumplimiento y hará seguimiento por correo electrónico y teléfono para revisar y refinar. Si no podemos contactarte después de nuestro proceso de seguimiento, el proyecto se cerrará, pero se puede reabrir en cualquier momento comunicándote con nosotros nuevamente.
3. Configuración del ISR
Usando la información recopilada durante la llamada de incorporación, configuraremos tu empleado de IA con una persona calificada para ventas, configuraremos la lógica de descubrimiento y calificación de clientes potenciales, habilitaremos las capacidades de captación de clientes potenciales y reserva de citas, y conectaremos tus fuentes de conocimiento, incluida tu lista de servicios, sitio web, y preguntas frecuentes.
- Cronograma: tu AI Inside Sales Representative estará completo en 1 día hábil, o 3 días hábiles para configuraciones con integraciones personalizadas o bases de conocimiento complejas.
4. Llamada de capacitación
Esta llamada te guiará a través de tu nuevo AI Inside Sales Representative: dónde encontrar tus clientes potenciales captados, cómo funciona la lógica de calificación, cómo gestionar conversaciones en Business App, y cómo se gestionan las notificaciones de citas.
- Cronograma: esta llamada se puede reservar en tan solo 1 día hábil después de completar la Setup del ISR, dependiendo de la disponibilidad.
5. Revisión a los 30 días
Esta llamada se usará para revisar tus conversaciones, determinar si la lógica de calificación o la base de conocimiento necesitan actualizarse, y asegurar que tu ISR esté convirtiendo consultas de manera efectiva.
Antes de esta llamada, nuestro equipo revisará de 5 a 10 conversaciones para proporcionar recomendaciones de mejora y destacar los logros durante la llamada.
- Cronograma: esta llamada se reservará de 3 a 4 semanas después de completar la Setup de tu ISR.
AI Workforce Optimization Plan
El AI Workforce Optimization Plan es una suscripción mensual que mantiene a tu empleado de IA rindiendo después del lanzamiento. Configurar un empleado de IA es solo el comienzo. El verdadero valor viene del ajuste constante que sigue. Este plan le da a tu equipo una línea directa con los expertos de Vendasta para que los prompts, las automatizaciones, y la configuración puedan evolucionar a medida que lo hace tu negocio, sin que tengas que hacer tú mismo el trabajo técnico.
El Optimization Plan incluye una configuración completa del empleado de IA (el mismo alcance que una configuración única) en el mes 1. No compras la configuración por separado: elige la Setup única o el Optimization Plan mensual, no ambos.
Qué incluye
- 1 configuración de empleado de IA: elige tu empleado de IA al momento de la compra. La configuración se entrega en el mes 1 y sigue nuestro alcance estándar de configuración: tareas, prompts, automatizaciones, y ajustes.
- Revisión mensual del empleado de IA: un contacto proactivo cada mes donde nuestro equipo se comunica para pedir actualizaciones del negocio y confirmar la precisión y el rendimiento general del empleado de IA.
- Cobertura para empleados de IA configurados por nuestro equipo: la cobertura de optimización continua se aplica a los empleados de IA configurados por el equipo de servicios de Vendasta dentro del alcance estándar de configuración: tareas, prompts, automatizaciones, y ajustes.
- Cambios ilimitados: solicita tantos cambios como necesites a los prompts, las automatizaciones, y la configuración del empleado de IA.
- Acceso por correo electrónico a nuestro equipo experto: envía solicitudes por correo electrónico y recibe un acuse de recibo el mismo día. Nuestro objetivo es resolver completamente las solicitudes estándar dentro de 2 días hábiles.
- Sesión de capacitación en vivo para tu equipo: una sesión de capacitación guiada en vivo para que tu equipo entienda cómo funciona el empleado de IA, cómo detectar problemas, y cómo aprovechar al máximo el plan de optimización.
Qué no incluye
El AI Workforce Optimization Plan se enfoca en ajustar y operar empleados de IA dentro de la plataforma de Vendasta. No es un proyecto de desarrollo personalizado. Lo siguiente está fuera de alcance:
- Automatizaciones e integraciones sofisticadas más allá de la plataforma: trabajo que va más allá de lo que se puede configurar dentro de la plataforma de Vendasta en un tiempo razonable.
- Desarrollo de software personalizado: escribir, alojar, o mantener código, scripts, o APIs personalizados en tu nombre.
- Construcción y administración de herramientas de terceros: configurar, administrar, o pagar por herramientas y cuentas de terceros que están fuera de la plataforma de Vendasta.
- Consultoría estratégica y diseño de procesos de negocio: diseñar tu estrategia general de salida al mercado, proceso de ventas, o flujos de trabajo operativos.
- Creación de contenido y producción creativa: producir contenido de marketing extenso, activos de marca, o entregables creativos.
- Nuevos empleados de IA más allá del incluido: se pueden agregar empleados de IA adicionales a través de un proyecto de configuración separado.
- Cobertura para empleados de IA que configuraste tú mismo: los empleados de IA autoconfigurados se pueden incluir en el alcance a través de un proyecto de configuración.
- Resultados de negocio garantizados: nos comprometemos a la configuración experta y la optimización continua, no a resultados específicos de ingresos, clientes potenciales, o conversión.
Si una solicitud está fuera del plan de optimización, te lo haremos saber. Podemos evaluar tu solicitud para ver si es algo que podemos configurar y respaldar, y te informaremos si se aplican cargos adicionales.
Qué esperar: tiempos de respuesta, revisiones, y solicitudes de cambio
Respuesta y resolución
- Acuse de recibo el mismo día. Cada solicitud que envíes por correo electrónico se confirma el mismo día hábil para que sepas que se recibió y está en cola.
- Objetivo de resolución de 2 días hábiles. La mayoría de las solicitudes estándar, como ediciones de prompts, pequeños ajustes de automatización, o actualizaciones de configuración, se resuelven dentro de dos días hábiles. Las solicitudes más grandes o complejas pueden tomar más tiempo, o no estar incluidas; si es así, estableceremos las expectativas de antemano.
- Horario de oficina. Las solicitudes se atienden durante el horario laboral estándar, de lunes a viernes. Las solicitudes recibidas fuera del horario laboral se atienden el siguiente día hábil.
Revisiones mensuales
- Cada mes, nos comunicamos de manera proactiva para asegurarnos de que tu empleado de IA esté rindiendo como se espera o para identificar cualquier actualización necesaria.
- Si sabes de cambios próximos en tu negocio, notifícanos durante estas reuniones para que podamos hacer ajustes proactivos.
Solicitudes de cambio
- Envía solicitudes de cambio por correo electrónico a marketingservices@yourdigitalagents.com. Incluye el empleado de IA, lo que te gustaría cambiar, y el resultado deseado.
- No hay límite en el número de solicitudes por mes. Cuanto más claramente describas el resultado deseado, más rápido podremos entregarlo.
- Confirmaremos los cambios una vez que estén activos para que puedas validarlos en tu entorno.
Roles y responsabilidades
Vendasta hará
- Configurar tu empleado de IA incluido dentro del alcance estándar de configuración en el mes 1.
- Comunicarse proactivamente cada mes para asegurar la precisión y el rendimiento del empleado de IA.
- Actuar sobre tus solicitudes de cambio en los prompts, las automatizaciones, y la configuración del empleado de IA.
- Confirmar la recepción de las solicitudes el mismo día hábil y buscar una resolución en 2 días hábiles.
- Entregar una sesión de capacitación en vivo para tu equipo.
Tú harás
- Proporcionar información, procesos, y contenido precisos del negocio que el empleado de IA debe reflejar.
- Enviar solicitudes de cambio con suficiente contexto para que podamos actuar: el empleado de IA, el cambio, y el resultado deseado.
- Validar los cambios en tu entorno después de que confirmemos que están activos.
- Mantenernos informados de cambios significativos en tu negocio, como nuevos servicios, horarios, precios, o procesos, para que el empleado de IA se mantenga preciso.
Una vez que tu suscripción esté activa, tu contacto de servicios se comunicará para programar la configuración e incorporación del mes 1, la sesión de capacitación en vivo, y tu primera revisión mensual. A partir de ahí, puedes enviar solicitudes de cambio por correo electrónico en cualquier momento.
Requisitos
Para preparar tu negocio para el éxito, se deben cumplir los siguientes requisitos para entregar este servicio de manera eficiente.
Conversations AI
Conversations AI debe estar activo en tu cuenta. Este es el requisito de plataforma para implementar el AI Inside Sales Representative.
Calendario conectado
Para habilitar la reserva de citas, tu calendario de Google, Outlook, o Microsoft debe estar conectado en Business App.
Se requiere un calendario conectado para la capacidad de reserva de citas. Sin él, el ISR calificará clientes potenciales y capturará información de contacto pero no podrá verificar disponibilidad ni reservar reuniones directamente.
Lista de servicios
Una lista clara y específica de lo que tu negocio ofrece, y no ofrece. Esta es la entrada más crítica para la precisión de calificación de clientes potenciales. El ISR usa esto para determinar si la necesidad de un cliente es un buen ajuste antes de captar su información.
"Reparación de hornos, instalación de AC, limpieza de conductos" le permite al ISR calificar clientes potenciales con mucha más precisión que "servicios de HVAC". Cuanto más específico, mejor.
Contenido de la base de conocimiento
Tu perfil de negocio (dirección, horarios, teléfono), URL del sitio web, y cualquier pregunta frecuente o información adicional que te gustaría que el ISR consulte durante las conversaciones.
Completar el registro de SMS
Para negocios de EE. UU., se requiere el registro A2P para validar el uso de SMS del negocio. Ten lista tu licencia de negocio e información legal, que incluye lo siguiente:
- Nombre legal del negocio
- Categoría del negocio
- Tipo de negocio
- País/Región
- Número de registro del negocio (EIN para negocios de EE. UU.)
- Dirección
- Sitio web o un enlace a un listado en línea
También necesitaremos la siguiente información para un representante autorizado del negocio:
- Nombre y apellido
- Puesto de trabajo
- Título
- Correo electrónico
- Número de teléfono
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿En qué se diferencia el AI Inside Sales Representative del AI Receptionist?
El AI Receptionist está diseñado para captar clientes potenciales de cualquiera que contacte a tu negocio a través del chat web. El AI Inside Sales Representative va más allá: califica a los clientes potenciales primero confirmando que tu negocio realmente puede atender la necesidad del cliente antes de pedir cualquier información de contacto. Si un cliente pregunta sobre un servicio que no ofreces, el ISR le informa cortésmente y detiene el proceso. Esto significa que tu equipo de ventas solo recibe clientes potenciales que son genuinamente un buen ajuste.
¿Qué pasa si un cliente pregunta sobre un servicio que no ofrecemos?
El ISR le informará cortésmente al cliente que el negocio no ofrece ese servicio y detendrá el proceso de captación de clientes potenciales. No pedirá información de contacto. La precisión de esto depende de qué tan claramente se describan tus servicios en tus fuentes de conocimiento, por lo que una lista de servicios específica es la entrada más crítica que necesitamos de ti.
¿El ISR necesita un calendario para funcionar?
Se requiere un calendario conectado para la reserva de citas. Sin él, el ISR seguirá calificando clientes potenciales y captando nombre, teléfono, y correo electrónico, simplemente no podrá verificar disponibilidad ni reservar reuniones directamente en la conversación. Puedes conectar un calendario en cualquier momento para habilitar la reserva. Admitimos calendarios de Google, Outlook, y Microsoft conectados a través de Business App.
¿Cómo maneja el ISR la captación de clientes potenciales? ¿Cuál es la secuencia?
Una vez que un cliente potencial califica, el ISR recopila información de contacto en una secuencia estructurada: Nombre → Teléfono → Correo electrónico. El ISR valida el formato del número de teléfono e incluye manejo de objeciones integrado. Si un cliente dice "solo envíame un correo electrónico", el ISR reconoce su preferencia, explica el valor de una breve llamada, y vuelve al teléfono. Si objeta una segunda vez, el ISR acepta el correo electrónico como alternativa. No necesitas configurar estas reglas manualmente, están integradas en la capacidad de captación de clientes potenciales.
¿Puede el ISR reservar una cita en mi nombre?
Sí, cuando hay un calendario conectado en Business App. Después de captar la información del cliente potencial, el ISR verifica la disponibilidad de tu calendario, presenta hasta tres opciones de cita, confirma la selección del cliente, y envía una confirmación de reserva. Para calendarios de Google Calendar, Outlook, o Microsoft conectados a través de Business App, la reserva funciona de forma nativa. Para herramientas de reserva externas, requerimos claves de API y documentación para determinar si el sistema se puede conectar. Si la reserva directa no es posible, configuraremos el ISR para que envíe tu enlace de reserva en su lugar.
¿Qué idiomas admite el AI Inside Sales Representative?
El ISR está configurado para usar el idioma predominante de la conversación o el idioma principal del país donde se encuentra tu negocio. No se requiere configuración adicional para el soporte de varios idiomas.
¿Cómo sé cuándo se captura un nuevo cliente potencial?
Cuando se captura un cliente potencial, recibirás una notificación por correo electrónico o SMS (o ambos) informándote que ha llegado un nuevo contacto. Estas notificaciones también aparecerán directamente en Business App cuando estés conectado.
Tu cliente también recibirá un mensaje automatizado (correo electrónico o SMS) informándole que un miembro del equipo se pondrá en contacto pronto. Todos estos mensajes se pueden personalizar para que coincidan con tu marca.
¿Puedo usar correo electrónico y SMS para comunicarme con mis clientes?
El SMS está disponible para todos los negocios de Canadá y EE. UU. Avísale a nuestro equipo durante la llamada de incorporación si te gustaría utilizar correo electrónico, SMS, o ambos.
Si te encuentras en EE. UU., ten preparada tu información legal del negocio para el registro A2P.
¿Qué es A2P y qué información necesitan de mí para configurarlo?
A2P significa mensajería de aplicación a persona (Application-to-Person), y es requerido por los negocios que envían mensajes de texto a sus clientes en EE. UU. Necesitaremos la siguiente información tuya para configurarlo:
- Nombre legal del negocio
- Categoría del negocio
- Tipo de negocio
- País/Región
- Dirección
- Sitio web o un enlace a un listado en línea
También necesitaremos la siguiente información para un representante autorizado del negocio:
- Nombre y apellido
- Puesto de trabajo
- Título
- Correo electrónico
- Número de teléfono
No tengo un EIN para mi negocio. ¿Aún pueden configurar A2P?
Desafortunadamente, esta es una limitación de nuestro proveedor de SMS y no podemos usar un SIN/SSN en lugar del EIN en este momento. Nuestro equipo está al tanto de esta limitación y está buscando soluciones para garantizar que aún puedas gestionar conversaciones por SMS con tus clientes.
¿Qué pasa si me pierdo la llamada de incorporación?
Si no puedes asistir a la llamada de incorporación, nuestro equipo procederá con la configuración usando la información proporcionada en tu formulario de cumplimiento y demostrará la configuración cuando nos conectemos. Luego haremos seguimiento por correo electrónico y teléfono para revisar, refinar, y responder cualquier pregunta que tengas.
Si no podemos contactarte después de nuestro proceso de seguimiento (4 correos electrónicos y 4 llamadas telefónicas), el proyecto se cerrará. Sin embargo, el proyecto se puede reabrir en cualquier momento comunicándote con nosotros nuevamente, sin necesidad de comenzar desde cero.
¿Puede el ISR calificar clientes potenciales y captar contactos tanto por chat web como por SMS?
Sí. El AI Inside Sales Representative se puede configurar para operar a través de chat web, SMS, o ambos, según tus preferencias. Avísale a nuestro equipo durante la llamada de incorporación qué canales te gustaría activar. Si eres un negocio con sede en EE. UU., se requiere el registro A2P antes de poder habilitar el SMS.
¿Cuántos empleados de IA cubre el plan de optimización?
El plan incluye la configuración y la optimización continua para un empleado de IA. Se pueden agregar empleados de IA adicionales activando otra instancia de la misma solución.
¿Hay un límite en las solicitudes de cambio?
No. Los cambios a los prompts, las automatizaciones, y la configuración del empleado de IA son ilimitados. Las solicitudes más grandes o complejas pueden tomar tiempo adicional o generar cargos adicionales; siempre estableceremos las expectativas de antemano.
¿Qué se considera una solicitud "estándar"?
Las solicitudes estándar incluyen cualquier cosa que configuramos originalmente para el empleado de IA: ediciones de prompts, ajustes pequeños de automatización, y cambios de configuración. El trabajo que requiere desarrollo personalizado o integraciones más allá de la plataforma está fuera de alcance.
¿Qué pasa si mi empleado de IA fue configurado por alguien que no es Vendasta?
La cobertura de optimización se aplica a los empleados de IA configurados por nuestro equipo dentro del alcance estándar de configuración. Si el tuyo fue autoconfigurado, habla con tu contacto de servicios sobre un proyecto de configuración para incluirlo en el alcance.
¿Cómo envío una solicitud de optimización?
Envía un correo electrónico a marketingservices@yourdigitalagents.com con el empleado de IA en cuestión, el cambio que te gustaría hacer, y el resultado deseado. Recibirás un acuse de recibo el mismo día y un plazo de resolución estimado.