Gestionar la configuración de visibilidad de reuniones grabadas
Visibility Settings te permite gestionar el acceso y controlar la privacidad de contenido sensible, incluidas las grabaciones, transcripciones, resúmenes, y el asesoramiento de ventas. Estos ajustes ayudan a proteger las discusiones sensibles aplicando reglas de privacidad según si las reuniones son internas o externas.
Esta función te permite categorizar las reuniones como privadas o de acceso público dentro del CRM. Esta flexibilidad se adapta a varias necesidades de grabación de reunión, incluidas las reuniones 1 a 1, discusiones confidenciales, reuniones de producto, reuniones de RR. HH., y sesiones de capacitación que requieren privacidad.
Esto respalda la confianza y habilita casos de uso más allá de las ventas, como RR. HH., producto, y reuniones de capacitación.
Beneficios clave
- Equilibra la privacidad y la colaboración para las reuniones grabadas y los resúmenes.
- Protege las discusiones confidenciales mientras preserva la automatización del CRM para las discusiones no privadas.
- Te permite configurar, anular, y revertir decisiones de privacidad en cualquier momento.
Conceptos y definiciones clave
| Término | Definición |
|---|---|
| Notetaker | un bot que se une a las reuniones (a través de Google Meet) para grabar y transcribir las sesiones. |
| Página Meeting Details | página centralizada que muestra la grabación de la reunión, la transcripción, el resumen, y el asesoramiento de ventas. |
| Reunión interna | una reunión se considera interna cuando todos los invitados tienen el mismo dominio de correo electrónico. |
| Reunión externa | una reunión se considera externa cuando al menos un invitado tiene un dominio de correo electrónico diferente. |
| Visibility Settings | se refiere al grado en que las grabaciones y resúmenes de reunión son accesibles. |
| Invitees | personas invitadas al evento de Google Calendar por el organizador. |
| Host and Co-hosts | el organizador es automáticamente el host principal de la llamada de Meet. |
| Ad-hoc Meeting | una reunión en la que no se programó un Notetaker automáticamente. Estas suelen ser reuniones creadas por organizadores de reuniones externos. |
Cómo funciona Visibility Settings
-
Cuando conectas tu Google Calendar a través de BookMeNow, la plataforma escanea los próximos eventos de calendario. Los Notetakers se programan automáticamente para estas reuniones para que puedan unirse en el momento apropiado.
-
Una vez que se aprueba el Notetaker en Google Meet, la reunión se graba y se transcribe.
-
La plataforma usa infraestructura de IA para resumir la reunión y registrar actividades en el CRM según tu configuración predeterminada de Visibility Settings.
-
Todas las grabaciones y resúmenes son accesibles en la página My Meetings, sujetos a la accesibilidad de la reunión.
Opciones de Visibility Settings
Las 3 configuraciones de visibilidad
Private
Solo los invitados a la reunión del evento de calendario en el mismo namespace/Partner ID pueden ver la grabación de la reunión o la página Meeting Details.
All
Cualquiera en el mismo namespace/Partner ID puede ver la grabación de la reunión o la página Meeting Details. Se registra una actividad de CRM.
Anyone with the link
Cualquiera en el mismo namespace/Partner ID con acceso al enlace de la página Meeting Details puede verla. La reunión no aparecerá en el CRM.
Configurar Visibility Settings predeterminados para reuniones grabadas
Puedes configurar ajustes predeterminados para tus reuniones grabadas. Los valores predeterminados se pueden aplicar a dos tipos de reunión:
- Reuniones internas (todos los invitados comparten el mismo dominio de correo electrónico)
- Reuniones externas (al menos un invitado tiene un dominio de correo electrónico diferente)
Los ajustes de Visibility Settings para cualquier reunión específica se pueden ajustar en cualquier momento.
Puedes configurar los valores predeterminados en:
My Meetings → Meeting Settings → Recording Settings
Esta es una configuración a nivel de usuario y no afecta a otros en el mismo namespace/Partner ID.
Las reuniones marcadas como Private en Google Calendar todavía se graban.
Lógica predeterminada
| Tipo de reunión | Visibility Settings | Registro en CRM |
|---|---|---|
| Reunión externa | All | Registrada |
| Reunión interna | Private | No registrada |
| Reunión ad-hoc | Private | No registrada |
Puedes anular estos valores predeterminados en cualquier momento, ya sea desde la página Meeting Details o la página My Meetings.
Anular la configuración predeterminada de Visibility Settings
Puedes actualizar Visibility Settings antes o después de una reunión.
Antes de la reunión
- Navega a
My Meetings→Recordings→Upcoming. - Selecciona la reunión y elige la configuración de visibilidad preferida:
Use defaultoOverride defaults. - La plataforma indica si la reunión se grabará y registrará.
Demostración:
Después de la reunión
- En la pestaña
Recorded Meetings, cambia entre las vistas de cuadrícula y tabla para ajustar la configuración. - En la página Meeting Details, cambia Visibility Settings según sea necesario.
Demostración:
Cambios retroactivos y lógica de registro en el CRM
Cuando Visibility Settings se cambia retroactivamente, el registro en el CRM se actualiza automáticamente.
| Transición | Comportamiento del sistema |
|---|---|
Private → All | la reunión se registra retroactivamente en el CRM |
All → Private | la actividad del CRM se elimina |
All → Anyone with the link | la actividad del CRM se elimina |
La pestaña Recordings
Upcoming meetings
Muestra todas las reuniones de tu Google Calendar, incluidas las reuniones no reservadas a través de BookMeNow. Estas son reuniones donde se ha programado un Notetaker para unirse.
Incluye indicadores para:
- Visibility Settings con la capacidad de modificar antes de que comience la reunión
- Información adicional de la reunión de Google Calendar
Past meetings
Muestra todas las grabaciones de reunión en las que eres organizador o invitado. Esta es la vista predeterminada para revisar tus reuniones grabadas.
Usa el Activity Feed del CRM para las actividades relacionadas con el equipo.
Para las reuniones creadas por alguien fuera de tu namespace/Partner ID, debes agregar manualmente al Notetaker.
Incluye indicadores para:
- Título de la reunión, fecha, y configuración de visibilidad
- Capacidad de cambiar Visibility Settings
- Enlace a la página Meeting Details
Preguntas frecuentes
¿Quién puede ver una reunión privada?
Solo los invitados dentro del mismo Partner ID, si los hay.
¿Los gerentes de venta pueden ver las reuniones privadas de los miembros del equipo?
Actualmente no es compatible.
¿Las reuniones privadas siguen generando resúmenes de IA?
Sí, solo visibles para los participantes de la reunión o los invitados con ese Partner ID.
¿Qué pasa si una reunión se hace pública por accidente?
Si una reunión se hace pública por accidente, cámbiala a Private. La actividad del CRM se eliminará automáticamente.