AI Workforce & Communication Automation

¿Qué es AI Workforce & Communication Automation?

AI Workforce & Communication Automation le brinda a los negocios herramientas de comunicación automatizadas e inteligentes que garantizan que ninguna consulta de cliente quede sin responder. Este conjunto de funciones impulsadas por IA incluye el AI Voice Receptionist para gestionar llamadas telefónicas, la funcionalidad de texto de devolución de llamadas perdidas, y respuestas de SMS impulsadas por IA. Estas herramientas trabajan juntas para proporcionar soporte al cliente las 24 horas, captar clientes potenciales, y mantener una comunicación profesional incluso cuando el personal no está disponible.

¿Por qué es importante AI Workforce & Communication Automation?

Cuando los negocios están ocupados o no disponibles, los clientes aún esperan respuestas rápidas. Los sistemas de correo de voz tradicionales y las respuestas demoradas a menudo generan oportunidades perdidas cuando los clientes recurren a competidores que responden de inmediato. AI Workforce & Communication Automation resuelve esto al:

• Eliminar oportunidades perdidas: cada llamada y mensaje recibe una respuesta inmediata
• Proporcionar disponibilidad 24/7: los clientes obtienen ayuda fuera del horario de negocio y durante períodos ocupados
• Mantener una imagen profesional: la IA representa a tu negocio profesionalmente en todo momento
• Captar información de clientes potenciales: los datos de contacto y las consultas se recopilan automáticamente para el seguimiento
• Reducir la carga de trabajo del personal: la IA gestiona las consultas rutinarias, liberando al personal para tareas complejas

Qué puedes hacer con AI Workforce & Communication Automation

Capacidades de AI Voice Receptionist

• Responder llamadas telefónicas las 24 horas con respuestas impulsadas por IA
• Gestionar varias llamadas simultáneamente sin señales de ocupado
• Responder preguntas frecuentes sobre tu negocio
• Captar la información de contacto del interlocutor y los detalles de la solicitud
• Proporcionar grabaciones y transcripciones de llamadas para revisión
• Admitir varios idiomas (inglés, francés, español, alemán y más)
• Personalizar la personalidad de la IA para que coincida con tu marca

Funciones de texto de devolución de llamadas perdidas

• Enviar mensajes de SMS automáticos a las personas que llaman y no logran contactarte
• Configurar mensajes de texto para todas las llamadas o solo para las llamadas perdidas
• Personalizar el contenido del mensaje de texto profesional
• Incluir opciones de exclusión para el cumplimiento normativo
• Integrar con IA para conversaciones de seguimiento automatizadas

Respuestas de SMS impulsadas por IA

• Responder instantáneamente a los mensajes de SMS entrantes
• Proporcionar disponibilidad de soporte por SMS las 24 horas
• Gestionar automáticamente las consultas comunes de los clientes
• Escalar conversaciones complejas al personal humano
• Mantener el contexto y el historial de la conversación

Cómo configurar AI Workforce & Communication Automation

Requisitos previos

Las diferentes funciones de comunicación con IA requieren diferentes productos. Usa la siguiente tabla para confirmar qué suscripción se necesita antes de configurar cada función.

Función	Producto requerido
AI Voice Receptionist	Conversations AI
Respuestas de SMS con IA (interruptor Enable AI Responses)	Conversations AI Pro o Premium, o Email & SMS Marketing con complemento de SMS, o Reputation AI Pro con complemento de SMS
Texto de devolución de llamadas perdidas	Cualquier producto que incluya mensajería SMS
Vista previa "Try it" de AI Chat Receptionist	Local SEO debe estar activo en la cuenta
Widget de chat de AI Chat Receptionist de cara al cliente	Conversations AI

info

¿Por qué no aparece SMS Configuration en Business App? La sección SMS Configuration solo aparece cuando la cuenta tiene un producto activo que incluye SMS (enumerado arriba). Si falta la sección, verifica que el producto correcto esté aprovisionado en la cuenta.

¿Por qué el SMS con IA no está habilitado de forma predeterminada? Las respuestas de SMS con IA deben activarse manualmente. Habilitarlas automáticamente para todos los mensajes entrantes podría interferir con conversaciones ya gestionadas por un miembro del personal. Habilítalo intencionalmente una vez que la cuenta esté lista.

Requisito de ubicación: el negocio debe estar en EE. UU. o Canadá para las funciones de SMS y AI Voice.

Requisito de número de teléfono: se debe asignar un número de SMS/teléfono a la cuenta a través de la plataforma.

Cómo configurar AI Voice Receptionist

1. Habilita el AI Voice Receptionist

   • Ve a Business App → AI → Workforce → AI Voice Receptionist → Configure
   • Marca "Phone call: Answer with Voice AI" y haz clic en Save
   • Prueba el AI Voice Receptionist predeterminado llamando a tu número asignado

2. Personaliza los ajustes del AI Receptionist

   • Asigna un nombre personalizado a tu AI receptionist
   • Actualiza la base de conocimiento del negocio para respuestas precisas
   • Agrega instrucciones adicionales para escenarios comunes:
     • Ejemplo: "When you answer the phone, say 'Hello, thank you for calling [Business Name]'"
     • Ejemplo: "If someone asks about reservations, direct them to [website.com]"
     • Ejemplo: "For fax inquiries, provide the fax number: [number]"

3. Selecciona las opciones de voz

   • Elige entre familias de voz:
     • Astra: multilingüe, menos expresiva, habla más lenta
     • Horizon: multilingüe, muy expresiva
     • Deepgram Aura: solo inglés, reconocimiento de voz muy preciso
   • Ve a la sección Voice Settings
   • Haz clic en el ícono de reproducción para previsualizar voces antes de seleccionar
   • Guarda los cambios y prueba llamando al número de tu AI receptionist

4. Configura el reenvío de llamadas (opcional)

   • Trabaja con tu proveedor de telefonía para reenviar las llamadas perdidas o de línea ocupada a tu número de AI Voice
   • Contacta a tu proveedor para instrucciones específicas de reenvío
   • Nota: pueden aplicarse cargos adicionales de tu proveedor de telefonía

Cómo configurar el texto de devolución de llamadas perdidas

1. Accede a los ajustes

   • Ve a Business App → Administration → Conversations settings → Phone & SMS → Settings

2. Habilita el reenvío de llamadas

   • Configura el reenvío de llamadas si aún no está configurado

3. Activa los mensajes de devolución de texto

   • Habilita la opción "Follow up with an SMS message"

4. Configura las preferencias de devolución de texto

   • Elige cuándo enviar mensajes de texto:
     • For all calls: el texto se envía de inmediato para cada llamada
     • For missed calls only: el texto se envía solo para las llamadas sin respuesta

5. Personaliza tu mensaje de texto

   • Crea un mensaje profesional que incluya:
     • El nombre de tu negocio
     • Información de seguimiento
     • Opción de exclusión (por ejemplo, "Reply STOP to opt out")
   • Ejemplo: "Hi, this is [Business Name]. We noticed you tried to call but couldn't reach us. How can we assist you? Reply to this message and we'll get back to you shortly. Reply STOP to opt out."

Cómo configurar las respuestas de SMS impulsadas por IA

1. Ve a Conversations settings

   • En Business App, ve a Administration → Conversations settings

2. Habilita el canal SMS

   • Asegúrate de que SMS esté habilitado como canal disponible
   • Activa Enable AI Responses
   • La IA responderá automáticamente a los mensajes de SMS entrantes una vez activada

3. Gestiona las respuestas de IA (opcional)

   • Para deshabilitar las respuestas de IA en conversaciones específicas:
   • Ve a la conversación, haz clic en el menú de tres puntos
   • Selecciona Disable AI Responses

Cómo configurar el SMS de seguimiento automatizado

1. Habilita la automatización

   • Ve a Business App → Automations
   • Encuentra "AI Receptionist sends follow-up SMS to leads who called"
   • Activa la automatización

2. Configura los ajustes de seguimiento

   • La automatización se activa cuando se realizan llamadas al AI Voice Receptionist
   • Los mensajes personalizados se generan según las transcripciones de las llamadas
   • El SMS se envía automáticamente a través de Inbox y Automations

Configuración avanzada

Consejos de rendimiento de Voice AI

• No proporciones demasiado conocimiento: la IA funciona mejor con información específica y relevante
• Agrega preguntas y respuestas comunes a "Additional Instructions" para respuestas más rápidas
• Incluye información de precios, servicios y preguntas frecuentes en el área de configuración
• Para un idioma predeterminado que no sea inglés, agrega la instrucción: "IMPORTANT: Begin all calls by speaking [language], and say: 'Bonjour...'"

Funciones de gestión de llamadas

• Call Recordings: accede a través de Inbox y CRM
• Call Transcripts: disponibles con resúmenes detallados y elementos de acción
• Multiple Call Handling: la IA puede gestionar llamadas simultáneas
• Call Duration: límite de 5 minutos durante la fase beta
• Notifications: notificaciones por correo y en la aplicación para nuevas llamadas

Preguntas frecuentes

¿Qué sucede si la IA no puede responder la pregunta de un interlocutor?

Si la IA no puede responder la pregunta de un interlocutor, captará los datos del interlocutor y pasará la consulta al negocio para su seguimiento. Esto garantiza que no se pierda ningún cliente potencial ni inquietud del cliente.

¿Qué tan precisa es la IA al responder preguntas frecuentes?

La IA se entrena con la base de conocimiento y las preguntas frecuentes de tu negocio. La precisión depende de qué tan bien proporciones información actualizada e integral durante la configuración. La IA funciona mejor cuando se le da solo información muy relevante y específica para las interacciones telefónicas comunes.

¿Puedo elegir qué idiomas habla mi AI receptionist?

Sí, puedes habilitar idiomas específicos según tu audiencia. Se admiten muchos idiomas comunes, y el voice AI puede cambiar de idioma a solicitud de quien llama. El soporte multilingüe está actualmente en beta, así que los resultados pueden variar.

¿Cómo escucho las grabaciones de llamadas y reviso las transcripciones?

Las grabaciones de llamadas y las transcripciones son accesibles a través de Inbox y CRM. Las nuevas llamadas aparecen en Inbox y se registran en la actividad de contacto en el CRM. Recibirás notificaciones sobre nuevas llamadas por correo y notificaciones en la aplicación.

¿El AI receptionist puede gestionar varias llamadas simultáneamente?

Sí, el AI receptionist puede gestionar varias llamadas simultáneamente, garantizando que ningún interlocutor reciba una señal de ocupado o quede esperando.

¿Puedo actualizar el guion de mi AI receptionist después de la configuración?

¡Por supuesto! Puedes actualizar el guion de la IA y el conocimiento del negocio en cualquier momento volviendo a los ajustes de configuración en la sección AI Workforce.

¿El AI receptionist funciona con los sistemas telefónicos existentes?

El AI receptionist funciona con cualquier número de teléfono asignado a través de Conversations AI. Puede recibir llamadas reenviadas desde otros sistemas telefónicos, pero no se integra directamente con sistemas telefónicos de terceros.

¿La IA puede redirigir llamadas a un representante humano?

Actualmente, la IA no puede transferir llamadas directamente. En su lugar, capta los datos de contacto y envía notificaciones a los usuarios del negocio para el seguimiento a través de Inbox o llamadas de retorno.

¿Cuánto cuesta el AI Voice Receptionist?

El AI Voice Receptionist está incluido con las suscripciones a Conversations AI Premium. Actualmente, se proporcionan 300 minutos de tiempo de llamada (llamadas de hasta 10 minutos cada una) con tu suscripción. Las llamadas ilimitadas están incluidas como bonificación hasta mediados de 2026, y proporcionaremos aviso previo antes de que comience cualquier facturación por exceso (~$0.10 por minuto).

¿Puedo eliminar el mensaje "This call is being recorded"?

Esta notificación es un requisito legal en Canadá y en muchos estados de EE. UU. La notificación permanecerá en todos los usos para garantizar el cumplimiento legal.

¿Por qué no puedo actualizar la información de envío de mi correo?

Si recibes un mensaje de "unexpected error occurred" al actualizar la información de correo, esto generalmente sucede al suplantar a un usuario o al abrir Business App desde Partner Center. El usuario de Business App debe iniciar sesión directamente en Business App para actualizar su dirección de correo y nombre.

¿Puedo deshabilitar las respuestas de IA para conversaciones específicas?

Sí, puedes deshabilitar las respuestas de IA para clientes o conversaciones específicas. Ve a la conversación, haz clic en el menú de tres puntos, y selecciona "Disable AI Responses".

¿Por qué la opción "Try it" no está disponible para AI Chat Receptionist?

La vista previa Try it de AI Chat Receptionist requiere que Local SEO esté activo en la cuenta. Si Local SEO no está aprovisionado, el botón Try it aparecerá en gris o faltará. Activa Local SEO en la cuenta primero, luego regresa a los ajustes de AI Chat Receptionist para usar la vista previa.

Para el widget de chat de cara al cliente (no solo la vista previa), también se requiere Conversations AI.

¿Qué productos desbloquean la sección SMS Configuration en Business App?

La sección SMS Configuration aparece en Business App cuando al menos uno de estos productos está activo en la cuenta:

• Conversations AI Pro o Premium
• Email & SMS Marketing con complemento de SMS
• Reputation AI Pro con complemento de SMS

Si ninguno de estos está aprovisionado, la sección SMS Configuration no aparecerá en Business App Administration.