Intégrer Autotask à Partner Center

Connectez votre compte Datto Autotask PSA à Vendasta pour synchroniser automatiquement les fiches d'entreprises et de contacts dans les deux sens. Lorsqu'une fiche change dans Autotask, elle apparaît dans Vendasta en quelques secondes, et inversement. Pas de Zapier. Pas de saisie manuelle. Pas de copier-coller entre systèmes.

Cette intégration garde vos données clients alignées entre les deux plateformes afin que votre équipe travaille toujours avec des informations à jour.

Qui peut l'utiliser

Vous et vos clients PME. Vous gérez la connexion dans Partner Center, tandis que vos clients PME profitent des données synchronisées dans Business App.

Ce qui est synchronisé

Données	Autotask vers la plateforme	Plateforme vers Autotask
Entreprises (clients)	Synchronisation automatique	Synchronisation automatique (si activée)
Contacts	Synchronisation automatique	Synchronisation automatique (si activée)

Avant de commencer — permissions Autotask

Avant de vous connecter, votre compte Autotask doit être configuré avec les permissions appropriées. Sans cela, la connexion risque de ne pas fonctionner, et la synchronisation échouera silencieusement.

Vous aurez besoin de :

• Un compte Vendasta actif
• Un compte Autotask PSA
• Le User Name et le Secret (clé API) de votre utilisateur API Autotask

Comment obtenir les identifiants API

Dans Autotask, allez à Admin → Resources (Human Resources) → API User. Créez un utilisateur dédié à l'API uniquement, en sélectionnant le fournisseur d'intégration lors de la création.

Étape 1 — Créer un niveau de sécurité dans Autotask

Créer un niveau de sécurité dédié donne à l'intégration un ensemble de permissions propre et contrôlé.

1. Connectez-vous à Autotask.
2. Allez à Admin → Account Settings and Users → Security → Security Levels.
3. Cliquez sur Create New et choisissez Clone an existing security level.
4. Sélectionnez Api User (System) comme modèle.
5. Nommez-le Vendasta API Access.
6. Enregistrez.

Étape 2 — Activer les webhooks sur le niveau de sécurité

Les webhooks permettent à Autotask de notifier Vendasta des changements en temps réel.

1. Ouvrez le niveau de sécurité que vous avez créé (Vendasta API Access).
2. Allez à l'onglet Other Settings.
3. Trouvez la section Webhooks.
4. Réglez les webhooks sur Enabled.
5. Réglez le nombre maximum de webhooks à au moins 5 (l'intégration crée des webhooks pour les événements Company et Contact — création, mise à jour et suppression).
6. Enregistrez.

attention

Si les webhooks ne sont pas activés, la connexion apparaîtra comme « Connected » dans Vendasta, mais les changements dans Autotask ne seront pas resynchronisés vers Vendasta. C'est la cause la plus fréquente des signalements de « synchronisation qui ne fonctionne pas ».

Étape 3 — Activer les permissions Company et Contact

1. Dans le même niveau de sécurité, allez à l'onglet Companies.
2. Activez l'accès Read et Write.
3. Allez à l'onglet Contacts.
4. Activez l'accès Read et Write.
5. Enregistrez.

Étape 4 — Créer un utilisateur API

L'intégration se connecte avec un utilisateur API dédié, et non avec un identifiant personnel.

1. Dans Autotask, allez à Admin → Resources (Human Resources) → API User.
2. Cliquez sur Create New.
3. Renseignez les informations de base comme le nom et l'e-mail.
4. Allez à l'onglet Security. Attribuez le niveau de sécurité Vendasta API Access (créé à l'étape 1).
5. Dans la section API Tracking Identifier, choisissez Integration Vendor et sélectionnez le fournisseur.
6. Enregistrez l'utilisateur.
7. Notez le Username et le Secret — vous en aurez besoin dans la section suivante.

attention

Conservez le nom d'utilisateur et le secret de l'API dans le gestionnaire de mots de passe approuvé de votre organisation. Ne les partagez pas par e-mail ou par messagerie instantanée.

Avez-vous déjà des fiches dans Vendasta ?

Avant de vous connecter, répondez à cette question : avez-vous déjà des entreprises et des contacts dans le CRM Vendasta qui existent aussi dans Autotask ?

Votre situation	Ce qu'il faut faire
Aucune fiche existante dans Vendasta	Utilisez l'importation en masse du CRM pour transférer vos entreprises et contacts Autotask existants vers Vendasta, puis connectez-vous. L'intégration gère la synchronisation en temps réel à partir de ce moment-là.
Oui — des fiches existent dans les deux systèmes	Vous devez d'abord importer les identifiants Autotask pour éviter les doublons. Suivez la section Importation en masse ci-dessous AVANT de vous connecter.
Déjà connecté et vous constatez des doublons	Suivez la section Récupération en bas de cette page.

Importation en masse — éviter les doublons

Si votre CRM Vendasta contient déjà des entreprises et des contacts qui existent aussi dans Autotask, vous devez les lier avec les identifiants Autotask avant de vous connecter. Sans cela, la synchronisation crée des fiches en double à mesure que les fiches changent dans Autotask.

attention

Faites cela AVANT de connecter Autotask. L'ordre compte — importez d'abord les entreprises, puis les contacts.

Étape 1 — Récupérer vos identifiants Autotask

Dans Autotask, ouvrez chaque entreprise ou contact. L'identifiant est visible dans la barre d'URL ou dans le panneau de détail de la fiche.

Étape 2 — Préparer votre CSV d'entreprises

Créez un fichier CSV avec les colonnes ci-dessous. La colonne external_id est essentielle — elle relie la fiche Vendasta à la fiche Autotask.

Le format doit être exactement autotask:{id} sans espaces.

Company Name	Company Website	Phone number	Street address line 1	City/locality	State/province/region	Zip/postal code	Country	External ID
Marqt Administratie	www.example.com	85657687	1032 8th Street East	Saskatoon	SK	S7H 0S2	CA	autotask:30684201
Albany Apple Store	www.albanyapple.com	55501234	123 Main St	Albany	NY	12207	US	autotask:29683562

Étape 3 — Préparer votre CSV de contacts

Créez un fichier CSV pour les contacts en suivant le même format, avec autotask:{id} comme external_id.

First name	Last name	Phone number	Email	Street address line 1	City/locality	State/province/region	Zip/postal code	Country	External ID
Jane	Smith	5550100	jane.smith@example.com	1032 8th Street East	Saskatoon	SK	S7H 0S2	CA	autotask:30684161
Sneha	Iyer	4353 4545	sneha.iyer@example.com	1 Grand Southern Trunk Road	Chennai	Tamil Nadu	600016	India	autotask:30686245

Étape 4 — Importer d'abord les entreprises

1. Allez à Partner Center → CRM → Companies → Import.

2. Téléversez votre CSV d'entreprises.
3. Sur l'écran de mappage, assurez-vous que la colonne external_id est mappée au champ External ID.

4. Terminez l'importation.

Étape 5 — Importer les contacts

1. Allez à CRM → Contacts → Import.

2. Téléversez votre CSV de contacts.
3. Mappez les champs — les contacts seront associés aux entreprises par le nom de l'entreprise.

4. Terminez l'importation.

Étape 6 — Vérifier

Ouvrez quelques fiches dans le CRM Vendasta. Confirmez que le champ external_id est renseigné avec la valeur autotask:{id}.

Étape 7 — Maintenant, connectez Autotask

Passez à la section suivante. Lorsque la synchronisation s'exécute, elle associe les fiches par external_id — sans doublons.

attention

Si vous sautez cette étape et vous connectez d'abord, la synchronisation créera des fiches en double pour chaque entreprise et chaque contact. Consultez la section Récupération en bas de cette page si cela s'est déjà produit.

Configurer l'intégration Autotask

Une fois vos permissions Autotask configurées et l'importation en masse terminée (si nécessaire), vous êtes prêt à vous connecter.

Étape 1 — Ouvrir Integrations

Depuis Partner Center, cliquez sur Administration → Integrations. Vous pouvez aussi y accéder depuis Marketplace → Integrations.

Étape 2 — Trouver la carte Autotask

Sur la page Integrations, repérez la carte Autotask. Cliquez sur Connect.

Étape 3 — Saisir vos identifiants et choisir les paramètres de synchronisation

La boîte de dialogue Connect Autotask apparaît. Les deux champs d'identifiants sont requis :

Champ	Quoi saisir	Où le trouver
User Name	Le nom d'utilisateur de votre utilisateur API Autotask	Autotask → Admin → API User (la ressource ApiUser)
Secret	La clé API associée à cet utilisateur	Même emplacement — générée à la création de l'utilisateur API

La même boîte de dialogue contient aussi deux cases à cocher de synchronisation. Les deux sont sélectionnées par défaut — configurez-les avant de vous connecter :

Paramètre	Ce qu'il fait	Recommandation
Sync back to Autotask	Lorsque les détails d'un client Autotask sont mis à jour dans Vendasta, le changement est répercuté dans Autotask	Laissez sélectionné pour une synchronisation bidirectionnelle
Set as Primary CRM	Désigne Autotask comme système principal pour recevoir les contacts nouvellement créés depuis la plateforme. Les changements effectués dans Autotask se synchronisent aussi vers la plateforme	Laissez sélectionné si Autotask est votre système principal

Cliquez sur Add Connection.

attention

Si vous voyez une erreur 500 à cette étape, vos identifiants sont incorrects ou votre utilisateur API est désactivé. Retournez dans Autotask Admin et vérifiez le nom d'utilisateur, le secret, et que l'utilisateur est actif. Ne réessayez pas avec les mêmes identifiants — cela échouera à nouveau.

Étape 4 — Connexion confirmée

Si vos identifiants sont valides, la page Autotask affiche un badge vert Connected, ainsi que des Account details indiquant qui a connecté l'intégration et quand. Un bouton Disconnect remplace Connect.

Étape 5 — Consulter ou modifier vos paramètres

Vos identifiants et vos paramètres de synchronisation restent modifiables après la connexion. Sur la page Autotask, faites défiler jusqu'à Settings → Integrated Service Fields pour mettre à jour le User Name ou le Secret, ou pour modifier les options Sync back to Autotask et Set as Primary CRM choisies à l'étape 3.

Actualisez la page pour confirmer que vos changements ont été enregistrés.

Étape 6 — Synchronisation en temps réel

Les entreprises et les contacts d'Autotask se synchronisent automatiquement vers Vendasta chaque fois que des changements sont effectués au niveau de l'entreprise ou du contact côté Autotask. Cela s'exécute en arrière-plan — vous n'avez pas besoin de rester sur la page. Les entreprises se synchronisent d'abord, puis les contacts.

Étape 7 — Vérifier la synchronisation

1. Ouvrez CRM → Companies dans Partner Center.
2. Cherchez une entreprise qui existe dans Autotask.
3. Confirmez qu'elle apparaît avec le nom, le téléphone, l'e-mail et l'adresse corrects.
4. Ouvrez un contact sous cette entreprise — confirmez qu'il est correctement lié.

Terminé. Votre intégration Autotask est en ligne. Les changements se synchronisent en temps réel à partir de maintenant.

Gérer les données synchronisées

L'intégration synchronise les types de données suivants :

• Entreprises — nom de l'entreprise, téléphone, e-mail, adresse, site web (bidirectionnel)
• Contacts — prénom, nom, téléphone, e-mail, adresse, association à l'entreprise (bidirectionnel)
• Notes du fil d'activité — chaque événement de synchronisation est consigné sur la fiche afin que vous sachiez ce qui a changé, quand, et d'où cela provient
• Suppressions sûres — supprimer une fiche dans un système ne la supprime PAS dans l'autre. Une note d'activité est consignée à la place.

Pour gérer ce qui est synchronisé, allez à Settings sur votre page de connexion Autotask :

• Sync back to Autotask sélectionné — les changements dans Vendasta se répercutent vers Autotask
• Sync back to Autotask décoché — les changements ne circulent que d'Autotask vers Vendasta (sens unique)

Synchronisation à sens unique ou bidirectionnelle

Mode	Recommandé lorsque	À quoi s'attendre
Synchronisation à sens unique	Autotask est votre source principale de vérité et vous voulez que les changements circulent uniquement vers Vendasta.	Les mises à jour effectuées dans Autotask se synchronisent vers Vendasta. Les changements effectués uniquement dans Vendasta ne sont pas répercutés vers Autotask.
Synchronisation bidirectionnelle	Votre équipe travaille activement dans les deux systèmes et veut que les mises à jour restent alignées.	Les changements circulent dans les deux sens. Convenez à l'avance de qui est responsable de la qualité des données et de l'endroit où les modifications ont normalement lieu, afin d'éviter des mises à jour contradictoires.

Exemple d'intégration

Voici un exemple concret de l'intégration en action :

1. Un partenaire ajoute un nouveau contact, « Sneha Iyer », sous l'entreprise « Le Royal Meridien » côté Autotask.
2. En quelques secondes, Sneha Iyer apparaît dans le CRM Vendasta sous Le Royal Meridien — avec une note de synchronisation dans le fil d'activité confirmant l'événement.
3. L'équipe met à jour le numéro de téléphone de Sneha Iyer dans Vendasta. Avec Sync back to Autotask sélectionné, le numéro de téléphone mis à jour se répercute automatiquement vers Autotask.

Approche de déploiement recommandée

Déployez l'intégration progressivement afin de pouvoir confirmer qu'elle se comporte comme prévu avant de vous y fier pour chaque fiche :

1. Commencez avec une entreprise de test interne et un contact.
2. Vérifiez le comportement du mappage des champs et confirmez que les fiches apparaissent comme prévu dans les deux systèmes.
3. Décidez si la synchronisation à sens unique ou bidirectionnelle convient le mieux à votre équipe.
4. Formez les administrateurs sur l'endroit où mettre à jour les fiches clients à l'avenir.
5. Déployez auprès de l'ensemble de l'équipe une fois le processus confirmé.

Dépannage

Ce que vous voyez	Ce qui se passe	Comment le résoudre
Erreur 500 lors de la connexion	Les identifiants API sont invalides ou l'utilisateur est désactivé	Vérifiez les identifiants dans Autotask Admin. Ressaisissez-les.
« Connected » mais rien ne se synchronise	Les webhooks ne sont pas activés sur le niveau de sécurité	Ouvrez le niveau de sécurité dans Autotask → Other Settings → activez les webhooks avec une limite de 5 ou plus
Les contacts n'apparaissent pas	Le contact n'est pas lié à une entreprise dans Autotask	Liez le contact à une entreprise dans Autotask. Les contacts non liés sont ignorés.
Fiches en double après la connexion	Des fiches existaient dans les deux systèmes sans identifiants Autotask	Déconnectez. Nettoyez les doublons. Importez en masse avec external_id. Reconnectez. Consultez la section Récupération.
Statut « Broken » sur la carte de connexion	Les identifiants API ont expiré ou ont été révoqués	Cliquez sur Re-authenticate. Ressaisissez les identifiants.
Sync back to Autotask ne fonctionne pas	Il manque l'identifiant Autotask sur la fiche	Vérifiez la fiche dans Vendasta. Si autotask-company-id ou autotask-contact-id est vide, utilisez l'importation en masse pour ajouter les identifiants externes.

Récupération — vous avez déjà des doublons ?

Si vous avez connecté Autotask avant d'importer les identifiants externes des entreprises et des contacts et que vous avez maintenant des fiches en double :

1. Déconnectez l'intégration Autotask depuis les paramètres Integrations.
2. Fusionnez ou supprimez les fiches en double dans le CRM Vendasta.
3. Préparez des fichiers CSV avec les identifiants Autotask (suivez la section Importation en masse ci-dessus).
4. Importez d'abord les entreprises, puis les contacts — avec les valeurs external_id.
5. Reconnectez l'intégration — la synchronisation associera désormais les fiches par external_id. Plus aucun nouveau doublon.

Foire aux questions

Puis-je encore utiliser Zapier avec cette intégration ?

Vous le pouvez, mais nous ne le recommandons pas. Faire fonctionner les deux ensemble crée des fiches en double. Désactivez vos Zaps liés à Autotask après avoir connecté l'intégration native.

Que se passe-t-il si je me déconnecte ?

Rien n'est supprimé. Les fiches restent dans les deux systèmes. Se reconnecter plus tard reprend la synchronisation là où elle s'était arrêtée.

Puis-je créer un contact dans Vendasta sans l'associer à une entreprise ?

Oui. Vendasta permet aux contacts d'exister de manière indépendante, sans association à une entreprise. Cependant, les contacts autonomes ne se synchroniseront pas vers Autotask. Autotask impose une relation obligatoire entreprise-contact — chaque contact doit appartenir à une entreprise. Si un contact existe dans Vendasta sans association à une entreprise, l'intégration ignorera la synchronisation et consignera une note d'activité indiquant que le contact n'a pas été synchronisé.

Comment corriger un contact qui ne se synchronise pas vers Autotask ?

Associez le contact à une entreprise dans Vendasta. Une fois la relation entreprise-contact établie, le contact deviendra éligible à la synchronisation vers Autotask au prochain cycle de synchronisation.

Cette limitation s'applique-t-elle à toutes les intégrations ou seulement à Autotask ?

Elle est spécifique à Autotask. Chaque intégration a ses propres exigences de modèle de données. Autotask exige strictement une hiérarchie entreprise-contact. D'autres intégrations peuvent gérer les contacts autonomes différemment selon leur propre modèle de données.

À quelle vitesse les données se synchronisent-elles ?

Basé sur les webhooks — généralement en quelques secondes. Si l'API d'Autotask est lente, jusqu'à 1 minute.

Supprimer une fiche dans Autotask la supprime-t-elle dans Vendasta ?

Non. Les suppressions ne sont pas destructrices. Une note d'activité est créée. La fiche reste en place.

Plusieurs utilisateurs peuvent-ils se connecter au même compte Autotask ?

Non. Une seule connexion par compte Vendasta. La connexion se fait au niveau du compte, pas au niveau de l'utilisateur.

Que se passe-t-il si j'ai des contacts dans Vendasta qui ne sont pas dans Autotask ?

S'ils ont des adresses e-mail correspondantes, ils seront associés lors de la synchronisation. Sinon, utilisez le processus d'importation en masse pour préremplir les identifiants Autotask avant de vous connecter.

Les données sont-elles sécurisées ?

Oui. Communication directe API à API. Données chiffrées en transit. Aucun intermédiaire tiers.

Pourquoi ma synchronisation est-elle rompue après un changement d'identifiants ?

Vos identifiants API ont peut-être expiré. Vérifiez la carte d'intégration — si elle affiche le statut « Broken », cliquez sur Re-authenticate et ressaisissez vos identifiants.

L'intégration synchronise-t-elle les notes historiques ou toute l'activité CRM ?

Non. L'intégration synchronise les fiches d'entreprises et de contacts, et elle consigne les événements de synchronisation (créations, mises à jour, suppressions sûres) dans le fil d'activité au fur et à mesure qu'ils se produisent. Elle n'importe pas rétroactivement les notes historiques et ne reflète pas toute l'activité CRM passée d'un système vers l'autre.

Combien de temps prend généralement la configuration ?

La plupart des partenaires peuvent terminer la configuration en 5 à 10 minutes s'ils disposent déjà d'un accès administrateur Autotask et des permissions requises. Ajoutez du temps supplémentaire pour l'étape d'importation en masse si vous avez des fiches existantes dans les deux systèmes.